W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca i „firma” to ta sama osoba. Samochód wpisany do środków trwałych JDG jest do dyspozycji przedsiębiorcy w praktycznie dowolnym zakresie – kwestią do rozliczenia pozostaje jedynie proporcja kosztów i VAT w przypadku użytku mieszanego.
W spółce z o.o. sytuacja jest fundamentalnie inna. Spółka jest odrębną osobą prawną, odrębnym podatnikiem CIT i odrębnym właścicielem majątku. Członek zarządu – nawet będący jednocześnie większościowym wspólnikiem korzystając z auta należącego do spółki, korzysta z cudzego majątku. To korzystanie musi mieć swoją podstawę prawną.
Członek zarządu może korzystać z pojazdu spółki niezależnie od tego, czy pełni swoją funkcję na podstawie powołania, na podstawie umowy o pracę, na podstawie kontraktu menedżerskiego czy innej umowy o świadczenie usług. Należy pamiętać tylko o tym, że „wyjściowo” żaden z ww. modeli nie daje członkowi zarządu prawa do korzystania z majątku spółki, a zatem prawo do korzystania z samochodu musi wynikać z osobnej regulacji.
W praktyce spotyka się trzy warianty:
- Umowa o pracę zawierana z członkiem zarządu – z klauzulą o udostępnieniu samochodu służbowego,
- Kontrakt menedżerski lub umowa o świadczenie usług – z analogiczną klauzulą,
- Uchwała zarządu lub rady nadzorczej wraz z regulaminem korzystania z samochodów służbowych – gdy członek zarządu pełni funkcję wyłącznie na podstawie powołania, bez umowy o pracę czy kontraktu (tzw. czyste powołanie).
Samochód dla członka zarządu to często podstawowe narzędzie pracy, jednak jak zawsze diabeł tkwi w szczegółach.
Jeżeli członek zarządu spółki wykorzystuje powierzony mu samochód wyłącznie do celów służbowych tj. w ramach podróży służbowych, realizowania przejazdów z miejsca zamieszkania/garażowania do miejsca realizacji obowiązków etc. wówczas członek zarządu nie uzyskuje z tego tytułu przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.
Inaczej wygląda sytuacja, jeżeli członek zarządu może wykorzystywać pojazd również w celach prywatnych np. do wyjazdu na zakupy, odwożenia dzieci do szkoły czy wyjazdu na urlop. Prywatne korzystanie z samochodu służbowego skutkuje bowiem powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Mówiąc prościej: możliwość prywatnego korzystania z samochodu jest korzyścią majątkową. Jej wartość należy co do zasady doliczyć do przychodu członka zarządu i opodatkować.
Czy spółka może kupić albo leasingować samochód dla członka zarządu?
Tak. Spółka może kupić samochód, wynająć go albo zawrzeć umowę leasingu, a następnie przekazać pojazd członkowi zarządu do wykonywania obowiązków służbowych. Wydatek powinien być jednak ponoszony w interesie spółki. Uzasadnieniem może być między innymi konieczność dojazdów do klientów, kontrahentów, banków, urzędów, oddziałów spółki, zakładów produkcyjnych lub miejsc realizacji inwestycji.
Dopuszczalne jest również uzasadnienie ekonomiczne: spółka może wykazać, że stałe zapewnienie samochodu jest tańsze, bezpieczniejsze lub organizacyjnie sprawniejsze niż zwracanie kosztów każdej podróży, wynajmowanie pojazdów, kupowanie biletów albo korzystanie z taksówek.
…