Rejestracja spółki z o.o. w KRS – krok po kroku po podpisaniu umowy spółki

Z punktu widzenia warsztatu prawnika sama rejestracja spółki to finalny etap szerszego procesu jakim jest założenie spółki z o.o., ponieważ co zasady spółka z o.o. powstaje już z chwilą zawarcia umowy spółki przez wspólników.

Umowa spółki może zostać zawarta na dwa sposoby

Zawarcie umowy spółki w S24 vs zawarcie umowy spółki u notariusza.

Sposób 1

Zawarcie umowy spółki z wykorzystaniem internetowego kreatora dostępnego na stronie Portal S24.

W tym przypadku umowa spółki zostaje zawarta poprzez podpisanie jej podpisem elektronicznym (np. podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym), zaś sama treść umowy pochodzi z gotowego wzorca umowy, który został jedynie uzupełniony przez wspólników.

Zawarcie umowy spółki w S24 wiąże się zatem z poważnym ograniczeniem co do możliwości kształtowania jej treści, ponieważ treść jest poniekąd „z góry narzucona”, a wspólnicy mogą określić jedynie kilka zmiennych czynników jak np. wysokość kapitału, liczbę udziałów, i wartość nominalna udziału.

Sporym ograniczeniem jest także to, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego w przypadku spółki zakładanej przez S24 mogą być wniesione wyłącznie w gotówce.

Sposób 2

Zawarcie umowy spółki u notariusza.

W tym przypadku do zawarcia umowy spółki dochodzi w momencie, w którym wszyscy wspólnicy oraz notariusz podpiszą odręcznie akt notarialny zawierający treść umowy spółki.

Zawarcie umowy spółki u notariusza jest absolutnym przeciwieństwem tego co oferuje S24.

Decydując się na umowę spółki w formie aktu notarialnego wspólnicy mają spore pole do popisu, dzięki czemu umowa może być indywidualnie dopasowana do realiów konkretnego biznesu i zawierać szereg ważnych zapisów, których próżno szukać w ministerialnym wzorcu umowy. Przykładami takich zapisów mogą postanowienia umowy:

1. o pokryciu udziałów w kapitale zakładowym w drodze aportu (w S24 jest to wyłącznie wkład pieniężny);
2. o uprzywilejowaniu udziałów co do dywidendy lub prawa głosu;
3. ustalające tzw. „dopłaty”;
4. nakładające na wspólników zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej względem spółki;
5. zawierające klauzule takie jak „Tag Along”, „Drag Along”, „Lock-up”- szerzej na temat tych klauzul napiszę w oddzielnym wpisie.

W mojej ocenie spółka rejestrowana z wykorzystaniem wzorca umowy w S24 sprawdza się wyłącznie w dwóch scenariuszach, tj. w przypadku prostych konstrukcji narażonych na niskie ryzyko konfliktu, gdzie jest maksymalnie 3 wspólników, a wkłady mają być pokrywane wyłącznie w pieniądzu albo w przypadku, kiedy pierwszoplanową rolę gra czas, a spółka potrzebna jest „na wczoraj”.

W tym drugim wariancie proces wygląda tak, że „na szybko” rejestruje się spółkę z wykorzystaniem umowy zawartej w systemie S24, a następnie (już po uzyskaniu wpisu w KRS) w formie aktu notarialnego dokonuje się zmiany umowy spółki, ustalając w ten sposób już docelową wersję umowy spółki.

Spółka w organizacji

Niezależnie od tego, na jaki tryb zawarcia umowy zdecydują się wspólnicy, pomiędzy zawarciem umowy spółki a formalnym zrejestrowaniem jej przez KRS mija trochę czasu.

W zależności od trybu założenia spółki (S24 lub u notariusza), pracy konkretnego sądu, może być to 1 lub 2 dni, a czasem nawet 7 dni i więcej, ten okres przejściowy to okres, w którym spółka już istnieje i może działać, jednak jest to jeszcze tzw. „spółka w organizacji”.

Spółka w organizacji jest podmiotem, który może legalnie działać tj. nabywać prawa i obowiązki, zawierać umowy, kupować mienie, należy jednak pamiętać, że:

1. za zobowiązania spółki w organizacji odpowiadają solidarnie spółka i osoby, które działały w jej imieniu.
2. wspólnik spółki w organizacji odpowiada solidarnie ze spółką oraz osobami, które działały w imieniu spółki za zobowiązania spółki do wartości niewniesionego wkładu na pokrycie objętych udziałów w kapitale zakładowym.

– szerzej na temat spółki organizacji napiszę w oddzielnym poście.

Funkcjonowanie spółki w organizacji w obrocie bywa utrudnione również ze względów praktycznych, gdyż taka spółka nie ma jeszcze numeru nip, a także bywają problemy z założeniem rachunku bankowego dla takiej spółki (nie twierdzę, że się nie da założyć, ale wiem z praktyki, że nie każdy bank jest otwarty na takich klientów).

Brak numeru NIP, brak konta w banku to ograniczenia, które mogą mieć negatywny wydźwięk wśród potencjalnych partnerów handlowych spółki w organizacji, dlatego też szybka rejestracja spółki w rejestrze przedsiębiorców ma realne znaczenie dla stabilności biznesu.

Z tego powodu dobrze, aby w procesie rejestracji uczestniczył doświadczony prawnik, który ma doświadczenie w tym obszarze, ze względu na to, że niewielki błąd przy składaniu dokumentacji może kosztować spółkę kilka tygodni opóźnienia w oczekiwaniu na wpis do rejestru.

OK, mam umowę spółki – co robić dalej, aby zarejestrować spółkę w KRS?

Po zawarciu umowy spółki, trzeba przygotować kilka dodatkowych dokumentów są nimi:

• lista wspólników;
• oświadczenie członków zarządu o wniesieniu kapitału zakładowego;
• oświadczenie czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców;
• lista adresów do doręczeń dla osób reprezentujących spółkę;
• lista adresów do doręczeń dla członków organu lub osób uprawnionych do powołania zarządu;
• zgoda na pełnienie funkcji członka zarządu wraz ze wskazaniem adresu do doręczeń

Jeżeli spółka jest rejestrowana przy wykorzystaniu systemu S24 te dokumenty możesz stworzyć elektronicznie przy wykorzystaniu dostępnych funkcji systemu S24 lub możesz stworzyć je samodzielnie na komputerze, zapisać w pliku pdf i podpisać elektronicznie.

Jeżeli rejestrujesz spółkę, której umowa została zawarta u notariusza to dokumenty możesz sporządzić w formie pisemnej (na papierze) lub elektronicznie.

Należy pamiętać także, że jeżeli umowa spółki została zawarta u notariusza, a w protokole nie wskazano pierwszego zarządu, to w takim przypadku koniecznym będzie stworzenie dokumentu powołującego pierwszy zarząd spółki, zwykle będzie to uchwała wspólników, jednak w przypadku spółki, w której wspólnik nabywa szczególne uprawnienia może zdarzyć się tak, że cały zarząd lub jego część jest powoływany przez uprzywilejowanego wspólnika.

Przygotowane dokumenty przed złożeniem ich w sądzie rejestrowym (KRS) muszą zostać należycie podpisane. Co do zasady najlepiej, aby każdy składany dokument był podpisany przez cały zarząd. Wyjątkiem są tylko zgody na pełnienie funkcji członka zarządu – w takim przypadku każdy członek zarządu podpisuje swoją zgodę indywidualnie.

Ile czasu mam na zarejestrowanie spółki w KRS?

To zależy… przepisy przewidują tu dwa rodzaje terminów.

Co do zasady z art. 22 Ustawy o krajowym rejestrze sądowym wynika, że wniosek o zarejestrowanie spółki powinien zostać złożony w KRS w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy spółki. Przepis ten stanowi jasno, że:

Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

– OK, a co, jeśli nie zdążyłem tego zrobić w tym terminie?

W zasadzie to nic, ponieważ termin ten jest tzw. terminem instrukcyjnym, a prawo nie przewiduje obecnie sankcji za jego niedotrzymanie (pomijam tu kwestie postępowania przymuszającego). Tym samym spóźniona spółka może zarejestrować się w KRS z przekroczeniem 7-dniowego terminu wynikającego z art. 22 Ustawy o KRS. Nie dotyczy to jednak spółek zawartych przy wykorzystaniu wzorca umowy z S24, – w tym przypadku termin 7 dni jest nieprzekraczalny.

Powyższe nie oznacza jednak, że Spółka może dryfować w przestrzeni w nieskończoność bez dokonania formalnej rejestracji, zgodnie z art. 169 k.s.h:

Jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki (…) umowa spółki ulega rozwiązaniu.

Z cytowanego przepisu wynika zatem jasno, że termin na zarejestrowanie spółki, którego absolutnie nie powinno się przekraczać to 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy Spółki.

Przekorni zapytają, a co jeżeli, spóźniłem się z tym terminem?

W takim przypadku z mocy prawa spółka została rozwiązana, a zarząd zobowiązany jest przeprowadzić jej likwidację. Likwidacja spółki w organizacji prowadzona jest w zasadzie tak samo jak likwidacja każdej innej spółki z o.o.

Co jeszcze zrobić po zawarciu umowy spółki?

Niezależnie od tego czy i kiedy spółka wystąpi z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców na spółce i jej wspólnikach ciążą także inne formalności.

PCC

Jedną z najważniejszych formalności jest obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Jeżeli umowę spółki zawierasz u notariusza wówczas PCC pobiera i oblicza notariusz, a następnie odprowadza go do urzędu skarbowego – to niewątpliwie jeden z plusów założenia spółki u notariusza.

Jeżeli spółka założona jest przez system S24 – wówczas obowiązek zapłaty PCC spada na spółkę. Oznacza to, że spółka powinna samodzielnie obliczyć podatek, wypełnić formularz PCC-3 i złożyć go w urzędzie skarbowym, oraz oczywiście zapłacić podatek.

Niezależnie od formy zawarcia umowy spółki (notariusz vs S24) podatek wynosi 0,5% od wartości kapitału zakładowego spółki, czyli przy spółce z o.o. posiadającej minimalny kapitał zakładowy (5000 zł) podatek wyniesie tylko 25 zł.

CRBR – czyli Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – w terminie 14 dni od dnia uzyskania rejestracji w rejestrze przedsiębiorców KRS, spółka ma obowiązek zgłoszenia w CRBR swoich beneficjentów rzeczywistych. Do biegu terminiu na zgłoszenie w CRBR nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

O tym, kto w konkretnym przypadku będzie beneficjentem rzeczywistym, a kto nie decyduje struktura konkretnej spółki. Najczęściej beneficjentem rzeczywistym w spółce z o.o. będzie osoba fizyczna posiadająca bezpośrednio lub pośrednio więcej niż 25% udziałów albo głosów na zgromadzeniu wspólników, ale w bardziej złożonych strukturach konieczna jest dodatkowa analiza kontroli pośredniej, uprawnień osobistych, porozumień wspólników oraz struktury właścicielskiej. Potencjalnych wariantów jest co najmniej kilka, więc zawsze trzeba dokładnie przeanalizować kto jest beneficjentem rzeczywistym.

Właściwe zgłoszenie do CRBR ma ogromne znaczenie ze względu na poważne sankcje grożące podmiotom niewywiązującym się z tych obowiązków, jak również ze względu na problemy natury praktycznej, gdyż spółki z niezgłoszonymi lub nieprawidłowo zgłoszonymi beneficjentami napotykają na problemy w załatwieniu formalności w bankach czy firmach obsługujących płatności internetowe.

NIP-8

W terminie 21 dni od dnia uzyskania rejestracji w rejestrze przedsiębiorców KRS, spółka ma obowiązek zgłoszenia formularza NIP-8 w Urzędzie Skarbowym. Termin ten ulega skróceniu do 7 dni jeżeli spółka będzie płatnikiem składek ZUS – np. w związku z zatrudnianiem pracowników lub zleceniobiorców.

Jeżeli spółka będzie zatrudniała pracowników lub zleceniobiorców należy dokonać również zgłoszenia spółki w ZUS jako płatnika składek, obowiązek ten powstanie także kiedy spółka nie ma pracowników jednak wypłaca członkowi zarządu wynagrodzenie z tytułu powołania.

VAT-R

Jeżeli spółka ma być tzw. „vatowcem” w urzędzie skarbowym należy złożyć również zgłoszenie VAT-R. Zgłoszenie VAT-R powinno zostać dokonane przed dniem dokonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

Rejestracja spółki z o.o. w KRS – podsumowanie

Poniżej w formie tabeli przedstawiam zestawienie najważniejszych czynności i terminów jakie mają znaczenie w związku z rejestracją spółki z o.o.

Należy pamiętać, że spółka z o.o.  istnieje już od momentu zawarcia umowy – zaś sama rejestracja w KRS to formalny proces, a właściwie postępowanie sądowe prowadzone przez właściwy sąd rejonowy, który prowadzi tzw. rejestr przedsiębiorców, potocznie zwany KRS.

Ważne jest także to, aby uświadomić sobie, że zawarcie umowy spółki i rejestracja w KRS to tylko część obowiązków na starcie, i należy pamiętać także o niezbędnych zgłoszeniach do urzędu skarbowego, Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych oraz ZUS.

FAQ – najczęstsze pytania o rejestrację spółki z o.o.

Czy spółka z o.o. istnieje już po podpisaniu umowy spółki?

Tak, ale na tym etapie jest to jeszcze spółka z o.o. w organizacji. Oznacza to, że spółka może już działać, np. świadczyć usługi, zawierać umowy, nabywać prawa czy zaciągać zobowiązania, ale nie jest jeszcze wpisana do KRS jako „pełna” spółka z o.o.

Dopiero z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS spółka z o.o. uzyskuje osobowość prawną i staje się docelową spółką z ograniczoną odpowiedzialnością.

Lepiej założyć spółkę z o.o. przez S24 czy u notariusza?

To zależy od tego, jak skomplikowana ma być spółka. S24 sprawdza się przy prostych konstrukcjach, gdy wspólnicy chcą szybko założyć spółkę, wkłady mają być pieniężne, a umowa nie wymaga indywidualnych postanowień.

Jeżeli jednak wspólnicy chcą wnieść aport, wprowadzić dopłaty, uprzywilejowanie udziałów, zakaz konkurencji, zasady wyjścia ze spółki albo mechanizmy typu tag along, drag along czy lock-up, zwykle lepszym rozwiązaniem będzie umowa spółki zawarta u notariusza.

Ile czasu jest na zarejestrowanie spółki z o.o. w KRS?

Co do zasady wniosek o wpis do KRS powinien zostać złożony w terminie 7 dni od zawarcia umowy spółki. Trzeba jednak odróżnić ten termin od maksymalnego terminu, po którego przekroczeniu umowa spółki może ulec rozwiązaniu.

Jeżeli umowa spółki została zawarta u notariusza, zawiązanie spółki powinno zostać zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. Jeżeli natomiast spółka została założona w systemie S24, termin ten wynosi 7 dni.

Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji spółki z o.o. w KRS?

Do rejestracji spółki z o.o. potrzebna jest przede wszystkim umowa spółki oraz dokumenty dotyczące zarządu, wspólników, adresów do doręczeń i wniesienia wkładów na pokrycie kapitału zakładowego. W praktyce najczęściej przygotowuje się m.in. listę wspólników, oświadczenie zarządu o wniesieniu wkładów, zgody członków zarządu na pełnienie funkcji oraz listy adresów do doręczeń.

Zakres dokumentów może się różnić w zależności od tego, czy spółka jest rejestrowana przez S24, czy na podstawie umowy zawartej u notariusza. Błąd w dokumentach albo podpisach może opóźnić rejestrację spółki.

Co trzeba zrobić po rejestracji spółki z o.o. w KRS?

Po wpisie spółki z o.o. do KRS trzeba pamiętać o kilku dodatkowych obowiązkach. Najczęściej chodzi o zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR, złożenie formularza NIP-8, rozliczenie PCC, a w razie potrzeby także rejestrację do VAT na formularzu VAT-R.

Jeżeli spółka będzie zatrudniała pracowników, zleceniobiorców albo będzie wypłacała wynagrodzenie członkowi zarządu z tytułu powołania, trzeba również przeanalizować obowiązki wobec ZUS.

autor:

Wojciech Kościuk
radca prawny

Zdjęcia: Vanessa Garcia, Tima Miroshnichenko, Abbe Sublett

***

Spółka z o.o. – kompletny przewodnik

Spółka z o.o. to jedna z najczęściej wybieranych form prowadzenia biznesu w Polsce. Nie dzieje się tak przypadkiem. Prowadzenie działalności w takiej formie daje wyraźne oddzielenie majątku spółki od majątku prywatnego wspólników, ułatwia skalowanie biznesu oraz pozwala budować bardziej „profesjonalny” wizerunek wobec kontrahentów.

W tym przewodniku wyjaśniam, czym jest spółka z o.o., jak działa, kto za co odpowiada, jak wygląda opodatkowanie, jakie są jej zalety i wady [Czytaj dalej…]