Spółka z o.o. to jedna z najczęściej wybieranych form prowadzenia biznesu w Polsce. Nie dzieje się tak przypadkiem. Prowadzenie działalności w takiej formie daje wyraźne oddzielenie majątku spółki od majątku prywatnego wspólników, ułatwia skalowanie biznesu oraz pozwala budować bardziej „profesjonalny” wizerunek wobec kontrahentów.
W tym przewodniku wyjaśniam, czym jest spółka z o.o., jak działa, kto za co odpowiada, jak wygląda opodatkowanie, jakie są jej zalety i wady.
Spółka z o.o. telegraficznym w skrócie
Spółka z o.o. to spółka kapitałowa, która po wpisie do KRS uzyskuje osobowość prawną i działa jako odrębny podmiot. Wspólnicy co do zasady nie odpowiadają prywatnym majątkiem za zobowiązania spółki, a ich ryzyko ogranicza się do wniesionych wkładów.
Minimalny kapitał zakładowy wynosi 5.000 zł, a sama spółka prowadzi pełną księgowość i płaci podatek CIT.
To rozwiązanie dobrze sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy biznes rośnie, pojawiają się większe kontrakty, kilku wspólników albo potrzeba uporządkowania relacji właścicielskich.
Czym jest spółka z o.o.?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to spółka kapitałowa. Może zostać utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, z zastrzeżeniem, że spółka z o.o. nie może być utworzona wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o.
Najprościej mówiąc: spółka z o.o. to osobny podmiot prawny, który prowadzi działalność na własny rachunek i ryzyko. Wspólnicy wnoszą do niej wkłady, obejmują udziały, decydują o najważniejszych kierunkach jej działania oraz mogą czerpać zysk w formie dywidendy, ale sama spółka działa jako odrębny „organizm” prawny. To najbardziej odróżnia spółkę z o.o. od jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). W JDG przedsiębiorca i firma są zasadniczo tym samym podmiotem. W spółce z o.o. podmiotem prowadzącym biznes jest spółka, a nie wspólnik.
Powstanie spółki z o.o.
Spółka z o.o. powstaje z chwilą zawarcia umowy spółki przez wszystkich jej wspólników, przy czym od chwili zawarcia umowy spółki do momentu uzyskania wpisu w KRS mamy do czynienia z tzw. „spółką w organizacji”.
Spółka w organizacji może legalnie działać jednak posiada pewne ograniczenia, ważne aby pamiętać o tym, że dopiero z chwilą wpisu do KRS spółka staje się „pełnowartościową” spółką z o.o. i uzyskuje osobowość prawną. W praktyce oznacza to, że między podpisaniem umowy a rejestracją w KRS funkcjonuje pewien etap przejściowy. To ważne, bo wiele osób błędnie zakłada, że spółka „istnieje dopiero po wpisie do KRS” co nie jest prawdą, gdyż jak już wspomniałem spółka istnieje od momentu zawarcia umowy spółki – szerzej na ten temat napiszę w osobnym wpisie dot. tzw. spółki w organizacji.
Najważniejsze cechy spółki z o.o.
- Spółka z o.o. może być założona przez jedną albo więcej osób, ale nie wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o.
- Wspólnicy spółki z o.o. co do zasady nie odpowiadają za zobowiązania spółki własnym majątkiem prywatnym.
- Spółka uzyskuje osobowość prawną dopiero z chwilą wpisu do KRS.
- Minimalny kapitał zakładowy spółki to 5.000,00 zł. Kapitał zakładowy dzieli się na udziały.
- Udziały w kapitale zakładowym mogą być obejmowane przez wspólników w zamian za wkłady pieniężne lub niepieniężne (aport).
- Wkładem niepieniężnym (aportem) może być np. pojazd lub znak towarowy.
- W przypadku spółki zakładanej przez system s24 udziały mogą zostać objęte wyłącznie w zamian za wkłady pieniężne.
- Spółka z o.o. prowadzi pełną księgowość, co zwiększa koszty działalności, ale daje lepszy obraz finansów firmy.
Organy spółki z o.o.
Spółka to odrębny od wspólników byt prawny, który działa przez swoje organy.
W każdej spółce musi istnieć zarząd oraz zgromadzenie wspólników. Dodatkowo w spółce może zostać ustanowiona rada nadzorcza, jednak jej powołanie nie zawsze będzie konieczne.
Ustanowienie rady nadzorczej w spółce z o.o. jest obowiązkowe wyłącznie, jeżeli kapitał zakładowy spółki przekracza 500.000 zł, a liczba wspólników spółki jest większa niż 25 osób, przy czym oba warunki muszą zostać spełnione łącznie, z tego powodu w większości spółek jakie działają na rynku nie ma konieczności powoływania rady nadzorczej.
Zarząd
Najprościej mówiąc: zarząd to organ, przez który spółka z o.o. działa na co dzień. To właśnie zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz. Zarząd może być jednoosobowy albo wieloosobowy. Członkami zarządu mogą być zarówno wspólnicy, jak i osoby spoza ich grona.
Co do zasady członków zarządu powołuje i odwołuje zgromadzenie wspólników w drodze uchwały, przy czym ta zasada może ulegać modyfikacji np.
- członków zarządu może powoływać rada nadzorcza lub
- członków zarządu może wskazywać uprzywilejowany wspólnik / wspólnicy.
Z biznesowego punktu widzenia to właśnie zarząd spółki z o.o. wykonuje całą pracę operacyjną tj. zawiera umowy, ustala warunki współpracy, zatrudnia i zwalnia pracowników oraz jest „twarzą” firmy i realizuje zadania i cele określone przez spółkę (zgromadzenie wspólników).
Zarząd ma zatem niezwykle szerokie uprawnienia, ale należy pamiętać, że nie jest „właścicielem spółki” i nie może wchodzić w kompetencje zgromadzenia wspólników ani ignorować ograniczeń ustawowych, konfliktu interesów czy zakazu konkurencji.
Zgromadzenie wspólników
Zgromadzenie wspólników to organ właścicielski złożony ze wszystkich wspólników.
Zgromadzenie wspólników odpowiada za najważniejsze sprawy w spółce, decyduje o kierunkach jej działalności, powołuje i rozlicza członków zarządu, decyduje o wypłacie dywidendy i wielu innych kwestiach np. wyraża zgodę na zakup lub zbycie nieruchomości.
Decyzje zgromadzenia wspólników zapadają w formie uchwał, które powinny być zapisane w protokołach ze zgromadzenia wspólników.
W zgromadzeniu wspólników może wziąć udział każda osoba posiadająca udziały w spółce (każdy wspólnik) niezależnie od tego czy dany wspólnik ma jeden udział czy ma ich tysiąc. Warto w tym miejscu wspomnieć, że co do zasady jeden udział w kapitale zakładowym = jeden głos na głosowaniach w trakcie zgromadzenia wspólników. Jest to jednak zasada, która może być modyfikowana, w rezultacie czego na rynku występują spółki posiadające tzw. udziały uprzywilejowane co do prawa głosu, gdzie jeden udział daje np. 2 lub 3 głosy (szerzej na temat uprzywilejowania udziałów napiszę w odrębnym wpisie).
To na zgromadzeniu wspólników zapadają uchwały w najważniejszych sprawach spółki. Kodeks spółek handlowych przewiduje, że uchwały wspólników podejmuje się na zgromadzeniu wspólników, ale w określonych przypadkach można je powziąć także bez formalnego odbycia zgromadzenia, jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na piśmie albo cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i żaden ze wspólników obecnych na zgromadzeniu nie zgłosi sprzeciwu. Kodeks spółek handlowych dopuszcza również możliwość podejmowania uchwał bez odbycia zgromadzenia wspólników, jednak w takim przypadku wymagane jest, aby wszyscy wspólnicy wyrazili na piśmie zgodę na treść uchwały albo na samo głosowanie pisemne. To rozwiązanie jest wygodne zwłaszcza w prostszych sprawach, gdy wspólnicy są zgodni i nie ma potrzeby organizowania formalnego spotkania.
Warto wspomnieć, że wspólnicy powinni „spotkać się” na zgromadzeniu wspólników przynajmniej raz w roku, w takim przypadku jest to tzw. zwyczajne zgromadzenie wspólników (ZZW). Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po zakończeniu każdego roku obrotowego. ZZW potrzebne jest, aby podsumować i „rozliczyć” poprzedni rok obrotowy, na ZZW wspólnicy rozpatrują i zatwierdzają sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe, decydują o podziale zysku albo pokryciu straty i udzielają absolutorium członkom organów.
Ponieważ ZZW odbywa się tylko raz w roku, każde inne zgromadzenie wspólników będzie zgromadzeniem nadzwyczajnym.
Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników (NZW), zwołuje się wtedy, gdy w spółce pojawia się potrzeba podjęcia decyzji w konkretnej sprawie — na przykład przy pilnej zmianie umowy spółki, zmianach personalnych w organach albo zgodzie na ważną czynność jak np. zakup nieruchomości czy zaciągnięcie kredytu. Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników może zostać zwołane niemalże w dowolnym terminie, jeżeli tylko zajdzie potrzeba, aby wspólnicy Spółki podjęli jakąś decyzję (pamiętajmy bowiem o tym, że to wspólnicy wyznaczają kierunki działań spółki).
Podsumowując: ZZW zwoływane jest regularnie, co roku w celu rozliczenia poprzedniego roku obrotowego i podsumowania spraw spółki, chociaż w jego porządku obrad można umieścić także inne kwestie jak np. powołanie członka zarządu. NZW zwoływane jest w razie zaistnienia konkretnej potrzeby do tego, aby wspólnicy się spotkali i podjęli decyzje w jakiejś sprawie np. wyrazili zgodę na sprzedaż nieruchomości.
Rada nadzorcza (opcjonalnie)
W spółce z o.o. rada nadzorcza nie jest organem obowiązkowym w każdym przypadku. Co do zasady można ją wprowadzić dobrowolnie w umowie spółki. Obowiązek pojawia się dopiero wtedy, gdy kapitał zakładowy przekracza 500.000 zł, a wspólników jest więcej niż 25. Co ważne, jeżeli w spółce ustanowiono radę nadzorczą albo komisję rewizyjną, umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć indywidualne prawo kontroli wspólników.
W praktyce odpowiedź na pytanie „po co rada nadzorcza?” jest prosta: po to, żeby ktoś patrzył zarządowi na ręce w sposób stały, uporządkowany i profesjonalny. To rozwiązanie ma sens zwłaszcza wtedy, gdy wspólników jest kilku, gdy nie wszyscy angażują się w bieżące sprawy spółki, gdy w zarządzie zasiada menedżer zewnętrzny albo gdy wspólnicy chcą oddzielić właścicielski nadzór od codziennego prowadzenia biznesu.
Ustanowienie rady nadzorczej porządkuje relacje między wspólnikami a zarządem, wzmacnia kontrolę nad finansami, inwestycjami i większymi decyzjami oraz daje wspólnikom regularny obraz tego, co dzieje się w spółce. Rada nadzorcza doskonale sprawdzi się w sytuacjach, w których wspólnicy nie chcą osobiście wykonywać kontroli albo nie mają do tego czasu, zamiast samodzielnie żądać dokumentów i wyjaśnień, wspólnicy tworzą organ, który robi to stale i w sposób bardziej sformalizowany. Dodatkowo samo istnienie rady nadzorczej w spółce często działa prewencyjnie: zarząd wie, że jego działania będą realnie oceniane, a nie tylko „zatwierdzane po czasie”.
Najważniejsze uprawnienie rady nadzorczej jest jednocześnie jej najważniejszą funkcją: rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Jednocześnie należy pamiętać, że rada nadzorcza nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki. To bardzo ważne rozróżnienie: rada nadzoruje, kontroluje, ocenia i reaguje, ale nie zastępuje zarządu w zarządzaniu.
Żeby nadzór sprawowany przez radę nadzorczą nie był fikcją, rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób wykonujących na rzecz spółki określone czynności wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań i wyjaśnień dotyczących spółki.
Umowa spółki może rozszerzać uprawnienia rady nadzorczej i na przykład przewidywać, że zarząd przed dokonaniem określonych czynności musi uzyskać zgodę rady nadzorczej. Może też przyznać radzie prawo zawieszania członków zarządu w czynnościach z ważnych powodów. To właśnie tutaj rada staje się realnym filtrem dla najistotniejszych decyzji biznesowych.
Odpowiedzialność w spółce z o.o.
Jednym z głównych powodów popularności spółki z o.o. jest kwestia odpowiedzialności. To jednak temat, który trzeba rozumieć precyzyjnie, bo „ograniczona odpowiedzialność” nie oznacza, że nikt nigdy za nic nie odpowiada.
Odpowiedzialność wspólników
Co do zasady wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Ich ryzyko właścicielskie sprowadza się przede wszystkim do zaangażowanego kapitału i obowiązków wynikających z umowy spółki. Na ogół zatem odpowiedzialność wspólników kończy się zatem w momencie wniesienia wkładów pieniężnych lub niepieniężnych do kapitału zakładowego. Wyjątki od tej zasady dotyczą:
- etapu „spółki w organizacji” – w czasie tego okresu wtedy wspólnik odpowiada solidarnie za zobowiązania spółki do wartości niewniesionego wkładu na pokrycie objętych udziałów.
- dopłat – zgromadzenie wspólników może w drodze uchwały zobowiązać wspólników do wniesienia dopłat. Najprościej mówiąc, dopłaty to sposób na „dorzucenie” pieniędzy do spółki przez wspólników wtedy, gdy spółka potrzebuje finansowego zastrzyku, ale wspólnicy nie chcą udzielać spółce oprocentowanej pożyczki lub przeprowadzać procesu podwyższania kapitału zakładowego.
To właśnie ze względu na brak odpowiedzialności za zobowiązania Spółki spółka z o.o. tak często pojawia się jako alternatywa dla działalności jednoosobowej. Wspólnik nie odpowiada automatycznie całym prywatnym majątkiem za każdy dług spółki, jak ma to miejsce przy jednoosobowej działalności gospodarczej.
Odpowiedzialność zarządu
Wiele osób patrzy na zarząd w spółce z o.o. jak na organ „od prowadzenia firmy” – i to prawda. Niestety wraz z kompetencjami przychodzi również odpowiedzialność. Członek zarządu ma działać zawodowo, lojalnie wobec spółki i z poszanowaniem prawa, a jeśli tego nie robi może odpowiadać wobec samej spółki, a w niektórych sytuacjach także wobec wierzycieli spółki.
Najważniejsze ryzyka to odpowiedzialność wobec spółki za szkodę wyrządzoną naruszeniem prawa lub umowy spółki oraz odpowiedzialność wobec wierzycieli za zobowiązania spółki (jeżeli wierzyciele nie mogą wyegzekwować tych zobowiązań od samej spółki).
Odpowiedzialność wobec spółki
Członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy. W praktyce oznacza to, że problemem nie jest tylko „spektakularna katastrofa”, ale także źle podjęta decyzja, zaniechanie, brak reakcji albo naruszenie procedur korporacyjnych, jeśli finalnie spółka poniosła przez to szkodę. Gdy szkoda została wyrządzona wspólnie przez kilka osób, odpowiedzialność jest solidarna.
Czy każda zła decyzja biznesowa oznacza odpowiedzialność? Nie.
Przepisy regulujące odpowiedzialność członka zarządu nie sprowadzają się do tego, aby członek zarządu odpowiadał za każdy nietrafiony ruch biznesowy. Mówiąc bardziej po ludzku: Zarząd nie ma być nieomylny, ale ma być rzetelny. Można podjąć decyzję, która ostatecznie okaże się błędna, i mimo to nie ponosić odpowiedzialności — pod warunkiem, że proces decyzyjny był uczciwy, staranny i dobrze przygotowany.
Z oczywistych przyczyn problem odpowiedzialności członka zarządu wobec Spółki rzadziej dotyczy spółek, w których ta sama osoba jest zarówno członkiem zarządu i wspólnikiem.
Odpowiedzialność wobec wierzycieli
Jeżeli egzekucja długu prowadzona wobec spółki okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu mogą odpowiadać solidarnie za zobowiązania spółki. Jednak zanim zaczniemy roztaczać najczarniejsze scenariusze pamiętajmy o tym, co napisałem wcześniej, czyli to, że członek zarządu nie musi być nieomylny, ale powinien być rzetelny. To ważne, bo rzetelny członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności za długi spółki, jeżeli we właściwym czasie złożony został wniosek o ogłoszenie upadłości spółki lub rozpoczęto postępowanie restrukturyzacyjne spółki. Opcjonalnie członek zarządu może uniknąć odpowiedzialności za długi spółki, jeżeli wykaże, że niezłożenie wniosku o upadłość lub nierozpoczęcie procesu restrukturyzacji nie miało miejsca z jego winy albo że wierzyciel mimo wszystko nie poniósł szkody.
Zatem odpowiedzialność członka zarządu nie jest absolutna i bezwarunkowa, a członek zarządu, który starannie realizuje swoje obowiązki powinien być w stanie ocenić, kiedy należy rozpocząć restrukturyzację lub wnioskować o ogłoszenie upadłości spółki.
Opodatkowanie spółki z o.o.
Opodatkowanie spółki z o.o. dla wielu osób już na wstępie brzmi jak temat z kategorii „trudne, drogie i dla księgowych”. A tymczasem da się to uchwycić bardzo prosto: spółka z o.o. jest odrębnym podatnikiem podatku dochodowego, czyli najpierw fiskus patrzy na samą spółkę, a dopiero później — w określonych sytuacjach — na wspólnika. W klasycznym modelu spółka płaci CIT. Stawki podatku CIT są zróżnicowane i wynoszą:
- 9% CIT – dla spółek o statusie małego podatnika (przychody do 2 mln euro w roku poprzednim) i dla nowych podatników w pierwszym roku działalności (z zastrzeżeniami).
- 19% CIT – stawka podstawowa, stosowana po przekroczeniu limitu małego podatnika.
Podwójne opodatkowanie
Sprawa, która zaskakuje najwięcej osób to informacja, że opodatkowanie nie kończy się na CIT… w czym rzecz?
Jeżeli spółka wypracuje zysk a zgromadzenie wspólników zdecyduje, aby wypłacić ten zysk wspólnikom w formie dywidendy, pojawia się tzw. drugi poziom opodatkowania. Wspólnicy płacą co do zasady 19% podatku od dywidendy i innych dochodów z udziału w zyskach osób prawnych. Dlatego właśnie o spółce z o.o. często mówi się potocznie, że podlega „podwójnemu opodatkowaniu” — raz na poziomie spółki, drugi raz przy wypłacie pieniędzy do wspólnika.
Podwójne opodatkowanie to jedno z najczęściej wymienianych ograniczeń spółki z o.o. Polega na tym, że zysk spółki jest opodatkowany dwukrotnie:
- Spółka płaci CIT od swojego dochodu.
- Wspólnicy, wypłacając zysk (dywidendę), płacą PIT w wysokości 19% (podatek od dywidend – tzw. podatek Belki).
Przykład: Spółka zarobiła 100 000 zł. Płaci 9% CIT = 9 000 zł. Zostaje 91 000 zł netto. Wspólnik wypłaca 91 000 zł dywidendy i płaci 19% PIT = 17 290 zł. W kieszeni zostaje mu 73 710 zł ze 100 000 zł wypracowanego zysku.
W takim wariancie łączne opodatkowanie wynosi zatem ok. 26–35%, w zależności od stawki CIT, to jednak nie znaczy, że spółka z o.o. zawsze musi być podatkowo „ciężka”.
Estoński cit
Dla części firm bardzo ciekawą opcją jest estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek. W tym modelu podatek co do zasady pojawia się dopiero wtedy, gdy zysk „wychodzi ze spółki”, na przykład przy wypłacie dywidendy, zamiast obciążać firmę na bieżąco od każdego wypracowanego dochodu. Aktualne stawki tego ryczałtu to 10% dla małych podatników i podatników rozpoczynających działalność oraz 20% w pozostałych przypadkach. Dla firm, które chcą inwestować i zostawiać pieniądze w biznesie, bywa to rozwiązanie naprawdę warte policzenia.
***
Dobrze „skonfigurowana” spółka z o.o. potrafi dać jednocześnie bezpieczeństwo prawne, porządek właścicielski i rozsądny model podatkowy, klucz tkwi w tym, aby patrzeć na nią przez pryzmat całego mechanizmu: podatki + dywidenda + sposób wypłaty pieniędzy + plan rozwoju firmy.
Takie całościowe spojrzenie biznes pozwala zdecydować czy spółka z o.o. będzie tylko modnym wyborem, czy naprawdę dobrym narzędziem do prowadzenia biznesu.
Jak założyć spółkę z o.o. w czterech krokach?
Proces założenia spółki z o.o. można uporządkować w czterech krokach.
KROK 1: Ustalenie podstawowych założeń
Przygotowując się do założenia spółki należy przemyśleć kilka spraw i ustalić:
- kto zostanie wspólnikiem spółki; czy wspólników będzie kilku, a jeżeli tak to jak zostaną podzielone udziały? Czy może spółka będzie jednoosobowa?
- Firmę spółki – spółka musi się jakoś nazywać i wyróżniać na rynku, w związku z tym niezbędne jest określenie firmy spółki.
- Siedziba spółki – spółka musi mieć siedzibę w jakimś mieście oraz znajdować się pod określonym adresem, dobrze jest przemyśleć te kwestie już na początku.
- Przedmiot działalności spółki – należy określić w jakiej branży ma działać spółka jakie świadczyć usługi lub sprzedawać towary, dopasować określone kody PKD.
- Organy i sposób reprezentacji – spółka jest odrębnym bytem prawnym i działa przez powołane organy, w związku z tym trzeba ustalić kto będzie pełnić funkcję członka zarządu, czy będzie mógł reprezentować spółkę samodzielnie czy też wspólnie z inną osobą, podobnie rzecz ma się w przypadku innych organów jak zgromadzenie wspólników i rada nadzorcza – już na wstępnym etapie należy rozważyć w jakie kompetencje zostaną wyposażone określone organy.
- Szczególne uprawnienia wspólników, uprzywilejowanie co do prawa głosu – przepisy pozwalają na ustanowienie różnych przywilejów dla wspólników, należy rozważyć zatem czy, któryś ze wspólników ma zostać uprzywilejowany np. co do prawa głosu, co do prawa powoływania członka zarządu czy co do udziału w zysku.
KROK 2: Wybór trybu założenia spółki
Spółkę z o.o. możesz założyć „tradycyjnie”, w formie aktu notarialnego, albo przez Internet w systemie S24.
Założenie spółki przez Internet jest szybsze i tańsze, ale niesie za sobą poważne ograniczenia, kluczowe z nich to (i) sztampowa umowa spółki (taka sama dla wszystkich, bez możliwości dopasowania do indywidualnych potrzeb), (ii) możliwość wniesienia wkładów wyłącznie w formie pieniężnej.
KROK 3: Zawarcie umowy spółki, obsadzenie organów, wniesienie wkładów
Niezależnie od tego czy zawierasz umowę spółki u notariusza czy przez Internet umowa spółki musi zostać podpisana, jak również muszą zostać powołane określone organy tj. co najmniej zarząd.
Nie ma potrzeby powoływania „zgromadzenia wspólników” gdyż ono jako organ funkcjonuje od momentu zawarcia umowy spółki, zaś rada nadzorcza lub komisja rewizyjna jest potrzebna tylko wtedy, gdy wymaga tego ustawa albo umowa spółki.
Niezwłocznie po zawarciu umowy spółki wspólnicy zobowiązani są do wniesienia wkładów (pieniężnych lub niepieniężnych) na pokrycie udziałów obejmowanych w kapitale zakładowym spółki.
KROK 4: Złożenie wniosku do KRS
Po zawarciu umowy spółki należy złożyć wniosek o wpisanie spółki do KRS, wniosek ten składa się elektronicznie. Jeżeli spółka została zawarta w systemie z S24 wniosek ten składa się za jego pośrednictwem. Jeżeli umowa została zawarta u notariusza, wniosek składa się przez Portal Rejestrów Sądowych.
Ile kosztuje założenie spółki z o.o.?
Koszt założenia spółki z o.o. zależy przede wszystkim od tego, w jaki sposób spółka jest zakładana: przez system S24 albo „tradycyjnie”, czyli na podstawie umowy spółki zawartej u notariusza.
Najtańszą opcją jest założenie spółki przez system S24. W takim przypadku podstawowy koszt rejestracji to opłata sądowa za wpis do KRS w wysokości 250 zł. Do tego trzeba doliczyć podatek od czynności cywilnoprawnych, czyli PCC od umowy spółki. Stawka PCC wynosi 0,5% od kapitału zakładowego. Przy minimalnym kapitale zakładowym 5.000 zł podatek wyniesie zatem 25 zł.
W praktyce oznacza to, że założenie prostej spółki z o.o. przez S24, przy minimalnym kapitale zakładowym, może kosztować nieco ponad 275 zł, pomijając ewentualne koszty pomocy prawnej, księgowego, podpisów elektronicznych albo obsługi płatności.
Droższe będzie założenie spółki w formie aktu notarialnego. W takim przypadku opłata sądowa za wpis do KRS wynosi 500 zł, a do tego dochodzi taksa notarialna, podatek PCC oraz ewentualne koszty wypisów aktu notarialnego. Ostateczna cena zależy więc od treści umowy spółki, wysokości kapitału zakładowego i zakresu pracy notariusza. W przypadku spółki z nieskomplikowaną umową, o kapitale zakładowym na poziomie 5000 zł koszt założenia spółki będzie oscylować na poziome 1000 zł. Dokładne określenie kosztu nie jest możliwe ze względu na dużą ilość zmiennych, kluczowym kosztem będzie tu jednak taksa notarialna.
Warto jednak pamiętać, że tańsze nie zawsze oznacza lepsze. System S24 dobrze sprawdza się przy prostych spółkach, w których wspólnicy akceptują standardowy wzorzec umowy. Jeżeli jednak wspólników jest kilku, mają różne role w biznesie, chcą uregulować zasady wyjścia ze spółki, dopłaty, uprzywilejowanie udziałów, zakaz konkurencji albo szczególne zasady powoływania zarządu, lepszym rozwiązaniem może być umowa przygotowana indywidualnie i zawarta u notariusza.
Najprościej mówiąc: S24 jest dobre wtedy, gdy spółka ma być prosta i szybka. Akt notarialny jest lepszy wtedy, gdy umowa spółki ma realnie porządkować relacje między wspólnikami, a nie tylko „pozwolić zarejestrować spółkę”.
Zalety spółki z o.o.
Największą zaletą spółki z o.o. jest oddzielenie ryzyka biznesowego od prywatnego majątku wspólnika. Druga duża przewaga to skalowalność: łatwiej wprowadzić nowego wspólnika, uporządkować relacje właścicielskie i zbudować strukturę atrakcyjną dla inwestora.
Z perspektywy praktyki biznesowej spółka z o.o. dobrze sprawdza się tam, gdzie rośnie skala obrotu, pojawiają się większe kontrakty, ryzyka odpowiedzialności kontraktowej albo potrzeba wejścia w bardziej profesjonalny model współpracy z partnerami, inwestorami i bankami. Estoński CIT może być dodatkowym argumentem tam, gdzie zysk ma zostać w spółce i pracować na dalszy wzrost.
Wady spółki z o.o.
Najczęściej wskazywane minusy są cztery. Po pierwsze: pełna księgowość i większy formalizm niż w JDG. Po drugie: w klasycznym modelu podatkowym trzeba liczyć się z ekonomicznym podwójnym opodatkowaniem zysku. Po trzecie: członkowie zarządu nie mogą traktować spółki z o.o. jak pełnej „tarczy” przed odpowiedzialnością, bo art. 299 KSH nadal jest bardzo istotny w praktyce. Po czwarte: w spółkach jednoosobowych i „quasi-jednoosobowych” pojawiają się dodatkowe problemy w obszarze ZUS i zatrudniania wspólnika na etat.
Warto też pamiętać, że sama popularność spółki z o.o. nie oznacza, że będzie najlepsza dla każdego. Czasem przedsiębiorca zakłada spółkę z o.o. zbyt wcześnie, zanim jego model biznesowy i skala przychodów uzasadnią dodatkowe koszty i formalności.
FAQ
Czy mogę założyć spółkę z o.o. jako cudzoziemiec?
Tak. Cudzoziemcy mogą zakładać spółki z o.o. w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele polscy – z pewnymi wyjątkami dotyczącymi obywateli państw spoza UE i EOG, którzy mogą zakładać spółki z o.o. bez ograniczeń, ale np. przy nabywaniu nieruchomości przez spółkę mogą obowiązywać dodatkowe wymogi.
Obywatele państw UE i EOG nie mają ograniczeń.
Cudzoziemcy mogą być wspólnikami i członkami zarządu.
Ile czasu zajmuje rejestracja spółki z o.o.?
To zależy od tego czy spółka zakładana jest „tradycyjnie” u notariusza, czy w ramach systemu S24.
W przypadku spółki zawieranej przez system S24 rejestracja zajmie od kilku godzin do kilku dni roboczych. W praktyce wiele spółek jest rejestrowanych w ciągu 1–2 dni. Zarejestrowanie spółki, której umowa została sporządzona u notariusza to opcja zdecydowanie dłuższa, a sama rejestracja trwa zazwyczaj od 1 do 3 tygodni, w zależności od obciążenia sądu rejestrowego. Czas rejestracji może się różnić w zależności od sądu rejestrowego właściwego dla siedziby spółki.
Czy wspólnik spółki z o.o. może być zatrudniony na umowę o pracę?
Tak – co do zasady wspólnik może być zatrudniony w spółce na umowę o pracę. Jednak w przypadku jednoosobowej spółki z o.o., w której jedynym wspólnikiem jest też jedyny członek zarządu, stosunek pracy jest wykluczony (brak elementu podporządkowania pracowniczego). Taka osoba jest obciążona pełnymi składkami ZUS jak przedsiębiorca. Przy spółce wieloosobowej sytuacja jest korzystniejsza – wspólnik mniejszościowy może być pracownikiem spółki.
Czym różni się spółka z o.o. w organizacji od zarejestrowanej spółki?
Spółka z o.o. w organizacji to etap przejściowy między zawarciem umowy spółki a jej rejestracją w KRS.
Spółka w organizacji posiada zdolność prawną i może działać, ale nie ma jeszcze pełnej osobowości prawnej. Za zobowiązania spółki w organizacji odpowiadają solidarnie spółka, osoby działające w jej imieniu i wspólnicy. Po rejestracji spółka uzyskuje pełną osobowość prawną, a te szczególne zasady odpowiedzialności ustają.
Czy można sprzedać udziały w spółce z o.o.?
Tak. Udziały w spółce z o.o. są zbywalne – mogą być sprzedane, darowane lub odziedziczone. Umowa spółki może jednak ograniczać lub uzależniać zbycie udziałów od zgody spółki (lub innych wspólników).
Kiedy spółka z o.o. musi mieć radę nadzorczą?
Obowiązek powołania rady nadzorczej (lub komisji rewizyjnej) w spółce z o.o. powstaje, gdy łącznie spełnione są dwa warunki: kapitał zakładowy spółki przekracza 500 000 zł oraz liczba wspólników jest większa niż 25.
Jeśli oba warunki nie są spełnione jednocześnie, rada nadzorcza jest organem fakultatywnym.
Czy spółka płaci ZUS?
To zależy, sama spółka z o.o. może być płatnikiem składek ZUS, jeżeli zatrudnia pracowników, zleceniobiorców albo wypłaca wynagrodzenie członkom zarządu.
Sam fakt bycia wspólnikiem spółki z o.o. co do zasady nie oznacza obowiązku płacenia ZUS, wyjątkiem jest jednak jednoosobowa spółka z o.o., w której jedyny wspólnik podlega składkom jak osoba prowadząca działalność.
W praktyce trzeba więc patrzeć nie tylko na samą spółkę, ale przede wszystkim na to, w jakiej roli występuje dana osoba: wspólnika, członka zarządu, pracownika albo zleceniobiorcy.
autor:
Wojciech Kościuk
radca prawny
Zdjęcia: Sean Pollock, Dylan Gillis, Rodeo Project Management Software, Hunters Race, Shamia Casiano
***
Dlaczego warto założyć spółkę z o.o.?
Dlaczego warto założyć spółkę z o.o.? Bo jeżeli myślisz o rozpoczęciu własnego biznesu albo już prowadzisz biznes i chcesz przejść z jednoosobowej działalności na bardziej uporządkowaną formę działania to spółka z o.o. bardzo często będzie naturalnym kierunkiem.
Nie dlatego, że jest modna, nie dlatego, że „wszyscy tak robią” tylko dlatego, że w wielu przypadkach spółka z o.o. daje coś, czego przedsiębiorca naprawdę potrzebuje: większe bezpieczeństwo, lepsze oddzielenie życia prywatnego od biznesu i bardziej profesjonalną konstrukcję do prowadzenia firmy [Czytaj dalej…]