W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca i „firma” to ta sama osoba. Samochód wpisany do środków trwałych JDG jest do dyspozycji przedsiębiorcy w praktycznie dowolnym zakresie – kwestią do rozliczenia pozostaje jedynie proporcja kosztów i VAT w przypadku użytku mieszanego.
W spółce z o.o. sytuacja jest fundamentalnie inna. Spółka jest odrębną osobą prawną, odrębnym podatnikiem CIT i odrębnym właścicielem majątku. Członek zarządu – nawet będący jednocześnie większościowym wspólnikiem korzystając z auta należącego do spółki, korzysta z cudzego majątku. To korzystanie musi mieć swoją podstawę prawną.
Członek zarządu może korzystać z pojazdu spółki niezależnie od tego, czy pełni swoją funkcję na podstawie powołania, na podstawie umowy o pracę, na podstawie kontraktu menedżerskiego czy innej umowy o świadczenie usług. Należy pamiętać tylko o tym, że „wyjściowo” żaden z ww. modeli nie daje członkowi zarządu prawa do korzystania z majątku spółki, a zatem prawo do korzystania z samochodu musi wynikać z osobnej regulacji.
W praktyce spotyka się trzy warianty:
- Umowa o pracę zawierana z członkiem zarządu – z klauzulą o udostępnieniu samochodu służbowego,
- Kontrakt menedżerski lub umowa o świadczenie usług – z analogiczną klauzulą,
- Uchwała zarządu lub rady nadzorczej wraz z regulaminem korzystania z samochodów służbowych – gdy członek zarządu pełni funkcję wyłącznie na podstawie powołania, bez umowy o pracę czy kontraktu (tzw. czyste powołanie).
Samochód dla członka zarządu to często podstawowe narzędzie pracy, jednak jak zawsze diabeł tkwi w szczegółach.
Jeżeli członek zarządu spółki wykorzystuje powierzony mu samochód wyłącznie do celów służbowych tj. w ramach podróży służbowych, realizowania przejazdów z miejsca zamieszkania/garażowania do miejsca realizacji obowiązków etc. wówczas członek zarządu nie uzyskuje z tego tytułu przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.
Inaczej wygląda sytuacja, jeżeli członek zarządu może wykorzystywać pojazd również w celach prywatnych np. do wyjazdu na zakupy, odwożenia dzieci do szkoły czy wyjazdu na urlop. Prywatne korzystanie z samochodu służbowego skutkuje bowiem powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Mówiąc prościej: możliwość prywatnego korzystania z samochodu jest korzyścią majątkową. Jej wartość należy co do zasady doliczyć do przychodu członka zarządu i opodatkować.
Czy spółka może kupić albo leasingować samochód dla członka zarządu?
Tak. Spółka może kupić samochód, wynająć go albo zawrzeć umowę leasingu, a następnie przekazać pojazd członkowi zarządu do wykonywania obowiązków służbowych. Wydatek powinien być jednak ponoszony w interesie spółki. Uzasadnieniem może być między innymi konieczność dojazdów do klientów, kontrahentów, banków, urzędów, oddziałów spółki, zakładów produkcyjnych lub miejsc realizacji inwestycji.
Dopuszczalne jest również uzasadnienie ekonomiczne: spółka może wykazać, że stałe zapewnienie samochodu jest tańsze, bezpieczniejsze lub organizacyjnie sprawniejsze niż zwracanie kosztów każdej podróży, wynajmowanie pojazdów, kupowanie biletów albo korzystanie z taksówek.
Nie trzeba wykazywać, że leasing był jedynym możliwym rozwiązaniem. Spółka powinna jednak umieć racjonalnie wyjaśnić, w jaki sposób pojazd służy osiąganiu przychodów, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.
Dwa podstawowe modele korzystania z samochodu
Samochód używany wyłącznie służbowo vs. użytek mieszany.
Model pierwszy: samochód używany wyłącznie służbowo
Członek zarządu korzysta z samochodu wyłącznie w związku z działalnością spółki. Nie wolno mu używać pojazdu do przejazdów prywatnych, wyjazdów urlopowych, zakupów, przewożenia członków rodziny ani innych celów niezwiązanych z działalnością spółki.
W tym modelu co do zasady nie powstaje przychód członka zarządu z nieodpłatnego świadczenia. Samochód jest bowiem narzędziem wykonywania funkcji, a nie osobistą korzyścią majątkową.
Samo parkowanie samochodu pod domem członka zarządu nie musi automatycznie oznaczać użytku prywatnego. Spółka powinna jednak potrafić wykazać, że jest to uzasadnione organizacyjnie, na przykład koniecznością rozpoczynania podróży bezpośrednio z miejsca zamieszkania albo zapewnieniem gotowości do wyjazdu.
Model drugi: użytek mieszany
Samochód służy działalności spółki, ale członek zarządu może również używać go prywatnie. Jest to rozwiązanie dopuszczalne, lecz prywatna część korzystania może być świadczeniem podlegającym opodatkowaniu po stronie członka zarządu.
Podatek VAT – kiedy spółka może odliczyć 50% a kiedy 100%
Spółka może pomniejszyć VAT należny o VAT naliczony wykazany na fakturach związanych z samochodem, np. dotyczących leasingu, najmu, paliwa lub serwisu.
- Odliczenie 50% VAT przysługuje przy tzw. użytku mieszanym (służbowo-prywatnym) i nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu ani zgłoszenia VAT-26.
- Odliczenie 100% VAT jest możliwe tylko przy wykazaniu, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej – co wymaga m.in. szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, zgłoszenia pojazdu na formularzu VAT-26 oraz ustalonych zasad użytkowania wykluczających użytek prywatny (np. przechowywanie na terenie firmy, regulamin z sankcjami).
Podstawa prawna: art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a, ust. 4 pkt 1, ust. 6–8 i ust. 12–14 ustawy o VAT.
Samo zapisanie w regulaminie, że samochód jest wyłącznie służbowy, nie wystarczy, gdy rzeczywiste warunki korzystania pozostawiają możliwość swobodnych przejazdów prywatnych. Liczy się nie tylko treść dokumentacji, ale również sposób faktycznego używania samochodu. Prawo do 100% odliczenia może być szczególnie trudne do obrony, gdy:
- samochód przez całą dobę pozostaje u członka zarządu;
- nie istnieje kontrola sposobu korzystania;
- członek zarządu sam decyduje o wszystkich przejazdach;
- brak realnych sankcji za użytek prywatny;
- regulamin istnieje wyłącznie formalnie;
- ewidencja jest ogólnikowa albo uzupełniana wstecz.
Wybór wariantu 50% jest więc świadomą rezygnacją z pełnego odliczenia w zamian za brak biurokracji ewidencyjnej – i to jest racjonalna decyzja biznesowa.
Nie zmienia to jednak faktu, że jednoczesne przyznanie członkowi zarządu prawa do swobodnego korzystania z auta na cele prywatne jest odrębnym zdarzeniem mającym swoje konsekwencje w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych – a zatem kwestia VAT i PIT to dwa zupełnie inne obszary, które trzeba rozliczać równolegle, a nie zamiennie.
Czy odliczenie 50% VAT pozwala członkowi zarządu korzystać z auta prywatnie bez konieczności rozliczenia PIT?
– Nie.
To jeden z najczęstszych błędów.
Należy wyraźnie zaznaczyć, że odliczenie 50% VAT i rozpoznanie przychodu członka zarządu to dwa odrębne zagadnienia. Jeżeli samochód jest wykorzystywany zarówno gospodarczo, jak i prywatnie, spółka odlicza zasadniczo 50% podatku VAT naliczonego od wydatków związanych z pojazdem. Odliczenie 50% VAT oznacza w uproszczeniu, że przepisy VAT przyjmują możliwość mieszanego wykorzystywania samochodu. Nie przesądza jednak, czy prywatne korzystanie jest przychodem członka zarządu w PIT.
Czy prywatne korzystanie z samochodu jest przychodem członka zarządu?
Co do zasady tak.
Jeżeli spółka pozwala członkowi zarządu korzystać z samochodu prywatnie bez opłat albo za opłatą niższą od wartości rynkowej, członek zarządu otrzymuje korzyść majątkową. Nie ma znaczenia, że samochód nadal należy do spółki lub leasingodawcy. Korzyścią jest sama możliwość używania pojazdu bez konieczności ponoszenia wydatku, który członek zarządu musiałby ponieść, aby uzyskać analogiczne świadczenie na rynku.
Jeżeli członek zarządu otrzymuje od spółki nieodpłatną korzyść (prawo do korzystania z samochodu do celów prywatnych), traktuje się to jak przychód podlegający opodatkowaniu.
Sposób opodatkowania zależy od podstawy, na jakiej członek zarządu pełni swoją funkcję w spółce. Inaczej rozlicza się korzystanie z samochodu przez członka zarządu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, inaczej przez osobę współpracującą ze spółką na podstawie kontraktu menedżerskiego lub umowy o świadczenie usług, a jeszcze inaczej przez członka zarządu pełniącego funkcję wyłącznie na podstawie aktu powołania.
Członek zarządu będący pracownikiem
Jeżeli członek zarządu jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, zastosowanie znajduje ryczałt dotyczący prywatnego używania samochodu służbowego, określony w art. 12 ust. 2a ustawy PIT. Miesięczna wartość nieodpłatnego świadczenia wynosi obecnie:
- 250 zł – dla samochodu o mocy silnika do 60 kW oraz dla samochodu elektrycznego lub napędzanego wodorem;
- 400 zł – dla pozostałych samochodów.
Przy korzystaniu przez część miesiąca wartość ustala się za każdy dzień w wysokości 1/30 odpowiedniej kwoty miesięcznej.
Ryczałt nie zależy od wartości samochodu ani od liczby prywatnie przejechanych kilometrów. Jeżeli członek zarządu pełni funkcję wyłącznie na podstawie powołania i nie zawarto z nim umowy o pracę, stosowanie pracowniczego ryczałtu jest ryzykowne i zasadniczo nie wynika z literalnego brzmienia art. 12 ustawy o PIT.
Członek zarządu pełniący funkcję na podstawie powołania lub w oparciu o kontrakt menedżerski lub umowę b2b
W przypadku członka zarządu niebędącego pracownikiem przepisy nie przewidują analogicznego ryczałtu samochodowego.
Tym samym do członka zarządu działającego wyłącznie na podstawie uchwały o powołaniu lub zatrudnionego w oparciu o kontrakt menedżerski lub umowę b2b zastosowanie mają ogólne zasady wyceny nieodpłatnych świadczeń określone w art. 11 ust. 2–2a ustawy o PIT.
W takim przypadku wartość świadczenia nieodpłatnego ustala się na podstawie art. 11 ust. 2a ustawy o PIT. Właściwa metoda zależy od konstrukcji świadczenia – w szczególności od tego, czy spółka kupuje daną usługę, sama świadczy usługi tego rodzaju, czy udostępnia własny samochód. Dopiero po ustaleniu tej okoliczności można przesądzić, czy właściwa będzie cena zakupu, cena stosowana wobec innych odbiorców czy wartość rynkowa.
Przychód taki kwalifikuje się jako przychód z działalności wykonywanej osobiście (kontrakt menedżerski / umowa b2b – art. 13 pkt 9 ustawy o PIT; czyste powołanie – art. 13 pkt 7 ustawy o PIT), a przy rzeczywistym B2B poza kontraktem menedżerskim – potencjalnie jako przychód z innego źródła. Niezależnie od kwalifikacji źródła, klucz jest jeden: brak statusu pracownika wyklucza ryczałt i nakazuje wycenę rynkową.
Paliwo do przejazdów prywatnych
W odniesieniu do pracowników w orzecznictwie i praktyce podatkowej przyjmowano, że ryczałt samochodowy obejmuje co do zasady koszty niezbędne do korzystania z pojazdu, w tym paliwo. Nie należy jednak bezrefleksyjnie przenosić tej konstrukcji na członka zarządu niebędącego pracownikiem.
W przypadku osoby pełniącej funkcję na podstawie powołania albo kontraktu warto w wycenie rynkowej wyraźnie ustalić, czy świadczenie obejmuje:
- wyłącznie dostęp do samochodu;
- również paliwo do celów prywatnych;
- autostrady i parkingi prywatne;
- myjnię;
- zagraniczne wyjazdy prywatne.
Najbardziej przejrzysty model polega na tym, że spółka finansuje przejazdy służbowe, a użytkownik pokrywa paliwo oraz inne wydatki związane z przejazdami prywatnymi.
Samochód dla członka zarządu a Składki ZUS
Mówiąc potocznie o „składkach ZUS”, trzeba rozróżnić dwie grupy obciążeń:
- składki na ubezpieczenia społeczne, w tym emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe;
- składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
To rozróżnienie jest szczególnie ważne w przypadku członków zarządu. Samochód udostępniony do celów prywatnych może bowiem nie podlegać składkom społecznym, a jednocześnie zwiększać podstawę składki zdrowotnej. Wszystko zależy od tego, na jakiej podstawie członek zarządu pełni funkcję i z jakiego tytułu otrzymał prawo do korzystania z samochodu.
Członek zarządu pełniący funkcję wyłącznie na podstawie powołania
Samo powołanie do zarządu nie jest tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że od wynagrodzenia wypłacanego wyłącznie na podstawie uchwały o powołaniu nie nalicza się składek emerytalnej, rentowej, chorobowej ani wypadkowej.
Inaczej wygląda kwestia składki zdrowotnej. Członek zarządu powołany do pełnienia funkcji, który otrzymuje z tego tytułu wynagrodzenie, podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Podstawę składki stanowi wynagrodzenie uzyskiwane z tytułu powołania, rozumiane jako przychód członka zarządu, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o PIT.
Jeżeli prawo do prywatnego korzystania z samochodu zostało przyznane członkowi zarządu jako element jego wynagrodzenia za pełnienie funkcji, wartość tego świadczenia należy co do zasady uwzględnić w podstawie składki zdrowotnej. Nie ma przy tym decydującego znaczenia, że członek zarządu nie otrzymuje tej korzyści w pieniądzu. Samochód udostępniony do celów prywatnych jest świadczeniem niepieniężnym, które może stanowić przychód z tytułu powołania.
W praktyce oznacza to, że nawet gdy członek zarządu nie otrzymuje wynagrodzenia pieniężnego, lecz jedynie prawo do prywatnego korzystania z samochodu, nie należy automatycznie zakładać, że składka zdrowotna nie wystąpi. Najpierw trzeba ustalić, czy samochód został przyznany jako wynagrodzenie za pełnienie funkcji i czy jego wartość stanowi przychód z art. 13 pkt 7 ustawy o PIT.
Jeżeli członek zarządu pełni funkcję całkowicie nieodpłatnie i nie otrzymuje z tytułu powołania żadnego świadczenia pieniężnego ani niepieniężnego, samo powołanie nie powoduje obowiązku opłacania składek społecznych ani składki zdrowotnej.
Członek zarządu zatrudniony na podstawie umowy o pracę
Jeżeli członek zarządu jest jednocześnie pracownikiem spółki, prywatne korzystanie z samochodu służbowego stanowi co do zasady przychód ze stosunku pracy. Wartość tego przychodu ustala się według ryczałtu wynoszącego 250 albo 400 zł miesięcznie, zależnie od rodzaju samochodu.
Wartość świadczenia ustalona dla celów PIT wchodzi zasadniczo również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i składki zdrowotnej. Jeżeli pracownik korzysta z samochodu prywatnie przez część miesiąca, podstawę ustala się proporcjonalnie – w wysokości 1/30 odpowiedniego ryczałtu za każdy dzień prywatnego korzystania.
Jeżeli samochód jest wykorzystywany wyłącznie służbowo i nie powstaje przychód pracownika z nieodpłatnego świadczenia, nie ma również wartości, od której należałoby naliczyć składki.
Członek zarządu wykonujący kontrakt menedżerski / lub świadczący usługi w ramach umowy b2b
Kontrakt menedżerski jest dla celów ubezpieczeniowych traktowany co do zasady jak umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia. Z takiego kontraktu powstaje zasadniczo obowiązek ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Osoba wykonująca kontrakt podlega również ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Ostateczny zakres obowiązkowych ubezpieczeń społecznych może zależeć od zbiegu tytułów, np. równoległego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, wykonywania innej umowy albo prowadzenia działalności gospodarczej. Nie zmienia to jednak podstawowej zasady, że kontrakt menedżerski należy analizować jak umowę o świadczenie usług, a nie jak zwykłą uchwałę o powołaniu.
Jeżeli możliwość prywatnego korzystania z samochodu stanowi element wynagrodzenia przewidzianego w kontrakcie, wartość tego świadczenia wchodzi co do zasady do przychodu uzyskanego z kontraktu. Tym samym może również zwiększać podstawę składek należnych z tego tytułu, chyba że zastosowanie znajdzie konkretne wyłączenie przewidziane w przepisach składkowych.
Podstawą składek przy umowie o świadczenie usług jest zasadniczo przychód osiągany z tytułu tej umowy, jeżeli odpłatność została określona kwotowo, godzinowo, akordowo albo prowizyjnie. Oznacza to, że świadczenia niepieniężne związane z kontraktem, w tym prywatny użytek samochodu, nie powinny być pomijane tylko dlatego, że nie są wypłacane w gotówce.
Samo wystawianie przez menedżera faktury w ramach działalności gospodarczej nie przesądza jeszcze, że mamy do czynienia ze „zwykłym B2B”. Jeżeli przedmiotem umowy jest zarządzanie przedsiębiorstwem, kontrakt może nadal stanowić odrębny tytuł ubezpieczeniowy właściwy dla umowy o świadczenie usług.
Co spółka powinna sprawdzić przed rozliczeniem składek?
Przed ustaleniem obowiązków składkowych spółka powinna odpowiedzieć na cztery pytania:
- Na jakiej podstawie członek zarządu pełni funkcję lub współpracuje ze spółką?
- Czy samochód został przyznany jako element wynagrodzenia z tej właśnie podstawy?
- Jaka jest wartość przychodu z prywatnego korzystania z samochodu?
- Czy w konkretnej sytuacji występuje zbieg tytułów ubezpieczeniowych albo szczególne wyłączenie z podstawy składek?
Dopiero po ustaleniu tych okoliczności można prawidłowo przesądzić, czy wartość prywatnego korzystania z samochodu podlega składkom społecznym, składce zdrowotnej, obu tym obciążeniom czy wyłącznie opodatkowaniu PIT
CIT spółki – czyli wydatek na auto jest kosztem
Warunkiem ogólnym jest związek wydatku z przychodem – art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Udostępnienie auta członkowi zarządu do celów prywatnych samo w sobie nie wyklucza kosztu (spółka może np. traktować to jako element wynagrodzenia za pełnienie funkcji), pod warunkiem że wynika to z dokumentu (uchwała, umowa, regulamin) i mieści się w rozsądnych granicach – w przeciwnym razie organ może zakwestionować wydatek jako niezwiązany z działalnością spółki, a powiązany wyłącznie z osobistymi korzyściami członka zarządu.
Limity kosztowe dla samochodów osobowych:
Od 1 stycznia 2026 r. limit ten zależy od poziomu emisji CO₂ silnika (art. 16 ust. 1 pkt 4 oraz pkt 49a ustawy o CIT):
- 225 000 zł – samochody elektryczne i wodorowe,
- 150 000 zł – samochody o emisji CO₂ poniżej 50 g/km (głównie hybrydy plug-in),
- 100 000 zł – samochody o emisji CO₂ równej lub wyższej niż 50 g/km (zdecydowana większość aut spalinowych i zwykłych hybryd).
Powyżej tego limitu odpisy amortyzacyjne oraz część kapitałowa rat leasingowych/najmu ponad limit nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Uwaga: nowy limit stosuje się także do umów leasingu/najmu zawartych przed 2026 r. Wyjątkiem są samochody wprowadzone do ewidencji środków trwałych do 31 grudnia 2025 r. – te rozliczane są na dotychczasowych, korzystniejszych zasadach (150 000 zł / 225 000 zł).
Dodatkowo, jeżeli auto jest wykorzystywane także prywatnie (a nie wyłącznie służbowo), art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów 25% wydatków eksploatacyjnych (paliwo, serwis, ubezpieczenie) – chyba że spółka prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i wykazuje wyłącznie służbowe wykorzystanie, co przy udostępnieniu auta do celów prywatnych i tak nie będzie miało zastosowania w pełnym zakresie.
Czy członek zarządu może płacić spółce za użytek prywatny?
Tak. Odpłatność może ograniczyć albo wyeliminować przychód z nieodpłatnego świadczenia.
Jeżeli członek zarządu płaci cenę odpowiadającą wartości rynkowej prywatnego korzystania, co do zasady nie otrzymuje nieodpłatnej korzyści. Jeżeli cena jest niższa od wartości świadczenia, przychodem jest różnica.
Nie wystarczy jednak ustalić dowolnej symbolicznej kwoty, na przykład 100 zł miesięcznie, i uznać, że problem przestał istnieć. Spółka powinna być w stanie uzasadnić dlaczego przyjęta opłata odpowiada warunkom rynkowym lub rzeczywistemu zakresowi prywatnego korzystania.
Przy odpłatnym udostępnieniu samochodu trzeba też przeanalizować VAT należny. Odpłatne udostępnienie może stanowić usługę podlegającą VAT.
Jakie dokumenty powinna przygotować spółka?
Niezależnie od wybranego wariantu współpracy z członkiem zarządu, poniższe elementy powinny znaleźć się w dokumentacji spółki, zanim jakiekolwiek auto trafi w ręce członka zarządu:
- Uchwała zarządu (lub rady nadzorczej, jeśli to ona nadzoruje warunki zatrudnienia zarządu) określająca zasady udostępnienia samochodu – komu, na jakich warunkach, czy odpłatnie/nieodpłatnie/częściowo odpłatnie.
- Regulamin korzystania z samochodów służbowych, obejmujący także członków zarządu, z jasnym określeniem zakresu użytku prywatnego.
- Zapis w umowie o pracę / kontrakcie menedżerskim (jeśli taki obowiązuje) potwierdzający prawo do korzystania z auta jako element wynagrodzenia lub benefit.
- Protokół przekazania pojazdu.
Najczęstsze błędy
Błąd 1: „Odliczamy 50% VAT, więc prywatny użytek jest rozliczony” – Nie. VAT nie zastępuje PIT, składek, CIT ani dokumentacji korporacyjnej.
Błąd 2: stosowanie ryczałtu 250 lub 400 zł każdemu członkowi zarządu. Ryczałt został przewidziany dla pracownika. W przypadku powołania albo kontraktu zasadniczo potrzebna jest wycena na zasadach ogólnych.
Błąd 3: symboliczna opłata bez analizy rynkowej: Opłata 100 lub 200 zł miesięcznie nie eliminuje automatycznie przychodu po stronie członka zarządu.
Checklista dla spółki
Przed przekazaniem samochodu członkowi zarządu należy odpowiedzieć na następujące pytania:
- Czy samochód jest gospodarczo potrzebny spółce?
- Czy spółka stosuje klasyczny, czy estoński CIT?
- Czy użytkownik jest wspólnikiem albo podmiotem powiązanym?
- Na jakiej podstawie pełni funkcję?
- Czy będzie dopuszczony użytek prywatny?
- Kto będzie finansował prywatne paliwo?
- Czy korzystanie będzie odpłatne?
- Jak ustalono wartość rynkową świadczenia?
- Kto jest uprawniony do przyznania benefitu?
- Czy spółka odlicza 50%, czy 100% VAT?
- Czy złożono VAT-26 i prowadzona jest ewidencja?
Samochód dla członka zarządu sp. z o.o. w 2026 r. – podsumowanie
Spółka z o.o. może kupić albo leasingować samochód i przekazać go członkowi zarządu. Może również pozwolić mu na przejazdy prywatne. Nie jest jednak dopuszczalne traktowanie samochodu spółki tak, jakby był prywatnym samochodem wspólnika prowadzącego JDG.
Prawidłowy model wymaga:
- wykazania interesu gospodarczego spółki;
- określenia służbowego i prywatnego zakresu używania;
- właściwego odliczenia VAT;
- zastosowania limitów i ograniczeń w CIT;
- rozpoznania przychodu członka zarządu;
- rozliczenia składek zależnie od podstawy pełnienia funkcji;
- analizy ukrytego zysku przy estońskim CIT;
- zachowania prawidłowej reprezentacji spółki;
- przyjęcia dokumentacji odpowiadającej rzeczywistemu sposobowi korzystania.
Najbezpieczniejszy model nie polega na całkowitym zakazie użytku prywatnego. Polega na zgodności dokumentów z rzeczywistością. Jeżeli członek zarządu faktycznie jeździ prywatnie, spółka powinna to wprost dopuścić, wycenić, opodatkować i prawidłowo uregulować, zamiast tworzyć fikcję samochodu używanego wyłącznie służbowo.
Publikacja ma charakter ogólny. Sposób rozliczenia konkretnego samochodu zależy między innymi od podstawy pełnienia funkcji, rodzaju napędu, emisji CO₂, formy finansowania, statusu wspólnika oraz systemu opodatkowania spółki.
Przed przekazaniem samochodu członkowi zarządu warto sprawdzić trzy elementy: kto jest uprawniony do przyznania świadczenia, jak rozliczyć użytek prywatny oraz czy dokumentacja odpowiada rzeczywistemu sposobowi korzystania z auta. W kancelarii przygotowuję dla spółek niezbędne dokumenty pozwalające uregulować kwestię wykorzystywania pojazdów w spółce m.in. uchwały organów, umowy oraz regulaminy.
Zapraszam do kontaktu,
Wojciech Kościuk
radca prawny
Zdjęcia: Martin Katler, Mikhail Nilov, Tima Miroshnichenko
***
Rejestracja spółki z o.o. w KRS – krok po kroku po podpisaniu umowy spółki
Z punktu widzenia warsztatu prawnika sama rejestracja spółki to finalny etap szerszego procesu jakim jest założenie spółki z o.o., ponieważ co zasady spółka z o.o. powstaje już z chwilą zawarcia umowy spółki przez wspólników.
Zawarcie umowy spółki w S24 vs zawarcie umowy spółki u notariusza [Czytaj dalej…]