Dwóch znajomych zakłada spółkę przez S24. Dwie – trzy godziny klikania i gotowe. Ba! W dodatku za ułamek ceny tego co zapłaciliby u notariusza. Teraz nasi bohaterowie świętują, że tak sprawnie „załatwili formalność”.
Mijają dwa lata, spółka zaczyna nieźle zarabiać, pojawiają się nowe pomysły ale jeden ze wspólników chce zwolnić tempo, w dodatku chciałby sprzedać część swoich udziałów aby przynajmniej częściowo skonsumować sukces w biznesie, Ale… drugi wspólnik się na to nie zgadza i wtedy okazuje się, że umowa spółki w ogóle nie przewiduje, co się dzieje w takiej sytuacji, dlaczego? Bo wzorzec S24 tego nie przewidywał.
To nie jest wina systemu S24, bo w wielu przypadkach spółka w S24 to całkiem sensowne rozwiązanie, zwłaszcza jeżeli potrzebujemy spółki „na wczoraj”. Problem pojawia się wtedy, gdy traktuje się umowę spółki jak formalność do odhaczenia, zamiast jak dokument, który ma realnie zabezpieczać interesy wspólników, gdy pojawi się konflikt, kryzys albo po prostu inne zdanie co do przyszłości firmy.
Poniżej 10 zapisów, których nie znajdziesz we wzorcu S24, a które w klasycznej umowie, zawartej u notariusza nie będą niczym nadzwyczajnym i mogą zapewnić Ci spokój. Gdyby umowa naszych dwóch wspólników zawierała choć połowę nich ich spór skończyłby się na rozmowie przy kawie, a nie na sali sądowej.
Dlaczego to w ogóle ma znaczenie
System S24 opiera się na gotowym wzorcu zatwierdzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości.
Można w nim wybierać wyłącznie spośród proponowanych, z góry ustalonych wariantów. Ale niestety system S24 nie pozwala dopisać własnych, niestandardowych postanowień, nawet jeśli obie strony się na nie zgadzają.
Dlatego umowa Spółki w S24 świetnie sprawdza się przy prostych strukturach: jeden wspólnik, spółka rodzinna, sytuacja, w której nikt nikomu nie musi niczego szczegółowo gwarantować. Problem zaczyna się tam, gdzie wspólnicy wnoszą różny kapitał, różną pracę, mają różne oczekiwania co do tempa rozwoju firmy albo planują pozyskać inwestora.
Ważne! Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby założyć spółkę przez S24 (np. jeżeli potrzebujesz jej bardzo pilnie), a potem, już po zarejestrowaniu spółki w KRS zmienić umowę spółki u notariusza i dopisać brakujące zapisy. Taka opcja zwykle wychodzi drożej i bardziej nerwowo niż zrobienie tego dobrze od razu, ale czasem biznes wymaga poświęceń, zwłaszcza jeżeli spółka potrzebna jest na już. Nie jestem zwolennikiem rozwiązań w stylu „zróbmy prostą umowę spółki (S24), bo musimy się podpisać z firmą XYZ, a potem jakoś się dogadamy co do docelowej wersji umowy”, ale zbyt wiele już widziałem w tej pracy i wiem, że takie rzeczy po prostu się zdarzają i stanowią element ryzyka biznesowego.
Rzecz w tym, aby to ryzyko jak najszybciej wyprostować… bo inaczej wygląda sytuacja, w której na gorąco rejestrujemy spółkę w S24 i następnie w ciągu miesiąca tworzymy docelową wersję umowy, a inaczej wygląda to w sytuacji, w której wszyscy odpuścili umowę spółki „bo po co wydawać na prawnika”, a temat umowy spółki wypływa po latach w sytuacji kiedy wspólnicy mają inne zdanie na temat kluczowych obszarów działalności lub jeden z nich chciałby się wycofać z biznesu lub, po prostu wypłacić zyski.
10 zapisów, których nie znajdziesz we wzorcu S24
Poniżej 10 przykładów postanowień, których nie znajdziesz we wzorcu S24, a które w wielu spółkach warto rozważyć.
Wkłady niepieniężne (aporty)
System S24 pozwala pokryć kapitał zakładowy wyłącznie wkładem pieniężnym. Jeżeli chcesz wnieść do spółki nieruchomość, maszyny, know-how, prawa własności intelektualnej albo zorganizowaną część innego przedsiębiorstwa umowa spółki musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego.
Niestety wzorzec umowy z S24 po prostu nie przewiduje możliwości wniesienia aportu. To częsty powód, dla którego startupy technologiczne, które chcą wnieść do spółki wcześniej stworzone oprogramowanie czy know-how, już na wstępie rezygnują z S24.
Udziały uprzywilejowane
Kodeks spółek handlowych pozwala uprzywilejować udziały np. co do prawa głosu (maksymalnie trzy głosy na udział), co do dywidendy, albo co do udziału w podziale majątku przy likwidacji spółki. Możliwe jest także uprzywilejowanie wspólnika do powoływania jednego z członków zarządu, przykładowo prezesa zarządu, chociaż formalnie nie będzie to już uprzywilejowwanie udziału, uprawnienie osobiste wspólnika.
To bardzo konkretne narzędzia, które pozwalają Wspólnikom odpowiednio ukształtować relacje. Wzorzec umowy z S24 nie daje takiej możliwości, w tym przypadku wszystkie udziały muszą być równe i zwykłe. To realny problem, gdy jeden wspólnik wnosi kapitał, a drugi wyłącznie swoją pracę i pomysł: bez uprzywilejowania trudno w umowie odzwierciedlić tę asymetrię inaczej niż przez samą liczbę udziałów.
Szczegółowe ograniczenia zbycia udziałów
Wzorzec z S24 pozwala wprowadzić ogólny wymóg „zgody spółki” na zbycie udziałów i na tym kończą się możliwości wzorca.
Nie da się w nim zawrzeć bardziej rozbudowanych mechanizmów: prawa pierwszeństwa nabycia udziałów przez pozostałych wspólników, klauzul tag-along (prawo przyłączenia się do sprzedaży) czy drag-along (prawo przymuszenia mniejszości do sprzedaży razem z większością), ani formuły ustalania ceny w razie sporu.
Bez tych zapisów wspólnik może przy zachowaniu warunków z umowy wprowadzić do spółki zupełnie obcą osobę, na którą pozostali nie mieli żadnego wpływu.
Przeczytaj także: Spółka z o.o. – kompletny przewodnik
Ograniczenie dziedziczenia udziałów
Bez odpowiedniego postanowienia umowy, udziały zmarłego wspólnika przechodzą na wszystkich jego spadkobierców, co oznacza, że do spółki może wejść osoba (lub osoby) której pozostali wspólnicy nigdy nie widzieli na oczy i nie planowali jako partnera biznesowego. Kodeks spółek handlowych pozwala tę zasadę wyłączyć albo ograniczyć w umowie spółki (np. przewidując spłatę spadkobierców zamiast wejścia do spółki) – no ale wzorzec S24 takiej regulacji nie zawiera.
Znam ze swojej praktyki do najmniej 3 spółki, w których wspólnicy na skutek śmierci jednego z nich zostali „obdarowani” wspólnikami-spadkobiercami, którzy mieli co najmniej mgliste pojęcie o tym co w ogóle spółka robi, za to mieli sporo roszczeń, zwłaszcza tych zwiąanych z finansami. Pół biedy jeżeli sytuacja dotyczy wspólnika posiadającego 10-15% udziałów w kapitale zakładowym, gorzej jeżeli sprawa dotyczy wspólnika posiadającego realny wpływ na decyzje zapadające w czasie zgromadzenia wspólników.
Tylko i wyłącznie z tego powodu większość spółek, nawet tych o nieskomplikowanym biznesie i strukturze powinna rozważyć możliwość ograniczenia wejścia spadkobierców do spółki.
Dopłaty wspólników
Umowa spółki może zobowiązywać wspólników do wnoszenia tzw. „dopłat” – czyli dodatkowych środków ponad kapitał zakładowy, wnoszonych proporcjonalnie do udziałów, np. na wypadek przejściowych kłopotów z płynnością. To wygodny mechanizm dofinansowania spółki bez konieczności podwyższania kapitału zakładowego czy zaciągania pożyczek.
We wzorcu umowy z S24 takiego postanowienia nie da się zawrzeć, a jeżeli spółka w toku swojej działalności będzie go potrzebować, trzeba dopiero zmieniać umowę.
Przymusowe umorzenie udziałów
Umorzenie udziału bez zgody wspólnika (tzw. umorzenie przymusowe) jest możliwe tylko wtedy, gdy przewiduje to umowa spółki – razem z przesłankami i trybem takiego umorzenia.
To ważne zabezpieczenie np. na wypadek, gdy wspólnik rażąco narusza swoje obowiązki albo działa na szkodę spółki. Wzorzec S24 nie pozwala na wprowadzenie takiego mechanizmu, więc w spółce założonej przez S24 przymusowe pozbycie się „niewygodnego” wspólnika bez jego zgody jest w praktyce znacznie trudniejsze.
Podwyższone większości głosów dla kluczowych uchwał
Wiele uchwał w spółce z o.o. zapada zwykłą albo bezwzględną większością głosów – co oznacza, że wspólnik mniejszościowy (np. z 40% udziałów) może zostać po prostu przegłosowany w sprawach kluczowych dla przyszłości firmy, takich jak zmiana zarządu czy decyzja o rozpoczęciu jakiejś współpracy lub inwestycji.
Umowa spółki może podnieść wymaganą większość dla wybranych rodzajów uchwał, dając mniejszości realne prawo weta. We wzorcu S24 nie ma możliwości wprowadzenia takich podwyższonych progów i obowiązują wyłącznie ustawowe większości.
Kworum na zgromadzeniu wspólników
Kodeks spółek handlowych co do zasady nie wymaga żadnego kworum na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. Innymi słowy – dla ważności zgromadzenia nie jest konieczne, aby uczestniczyli w nim wspólnicy reprezentujący określoną część kapitału zakładowego. Jeżeli zgromadzenie zostało prawidłowo zwołane, może się ono odbyć nawet wtedy, gdy pojawi się na nim tylko część wspólników.
Tę zasadę można zmienić w umowie spółki i zastrzec, że zgromadzenie będzie zdolne do podejmowania uchwał tylko wtedy, gdy będzie na nim reprezentowane określone minimum kapitału zakładowego np. 60%, 75% albo nawet więcej.
I tutaj pojawia się jedno z ograniczeń S24. Wzorzec umowy spółki dostępny w S24 nie pozwala na wprowadzenie własnego postanowienia dotyczącego kworum. W praktyce może mieć to bardzo duże znaczenie, zwłaszcza gdy pomiędzy wspólnikami pojawi się konflikt. Wspólnik, który zakłada, że nie przyjdzie na zgromadzenie i w ten sposób „zablokuje” możliwość podejmowania uchwał, może się mocno zdziwić. Sama jego nieobecność nie powoduje bowiem, że zgromadzenie nie może się odbyć, a pozostali wspólnicy nie mogą podejmować uchwał.
Oczywiście czym innym jest kworum, a czym innym większość potrzebna do podjęcia konkretnej uchwały. I o tym trzeba pamiętać, zanim uznamy, że nieobecnego wspólnika można po prostu „przegłosować”.
Przeczytaj także: Rejestracja spółki z o.o. w KRS – krok po kroku po podpisaniu umowy spółki
Własny limit wartości zobowiązania wymagającego zgody wspólników
Z mocy prawa, zaciągnięcie przez zarząd zobowiązania o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników – chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Przy niskim kapitale zakładowym (a w praktyce większość spółek ma kapitał na ustawowym minimum) próg ten bywa śmiesznie niski. Weźmy spółkę z kapitałem zakładowym 5 000 zł, która realizuje kontrakty budowlane albo handlowe na setki tysięcy złotych – próg z ustawy wynosi wtedy zaledwie 10 000 zł, czyli formalnie niemal każda faktura za materiały, każda umowa z podwykonawcą czy leasing samochodu dostawczego powinna przechodzić przez uchwałę zgromadzenia wspólników.
W praktyce nikt tego nie dopełnia, bo sparaliżowałoby to firmę – a to otwiera drzwi do pytań o ważność takich transakcji i odpowiedzialność zarządu.
Bywa też odwrotnie, ponieważ część wspólników, widząc ten bezsensowny próg, po prostu wyłącza cały mechanizm we wzorcu umowy wS24 – bo tylko tyle można tam zrobić.
Efekt bywa równie niebezpieczny w drugą stronę: spółka z kapitałem zakładowym 5 000 zł, w której zarząd może – bez pytania kogokolwiek o zdanie – podpisać kontrakt na 5 milionów złotych, zaciągnąć kredyt obrotowy na całą wartość majątku spółki albo sprzedać jej najważniejszy sprzęt. Wzorzec umowy S24 nie daje trzeciej opcji: albo działa ustawowy, często niedopasowany próg, albo nie działa żaden. W klasycznej umowie można po prostu wpisać własną, sensowną kwotę np. „zgoda wspólników wymagana powyżej 100 000 zł” – i mieć realną kontrolę tam, gdzie ona faktycznie ma znaczenie.
Inny niż ustawowy sposób reprezentacji spółki
Jeżeli umowa spółki nic nie mówi na ten temat zasad reprezentacji przez zarząd to oznacza, że przy zarządzie wieloosobowym (czyli w spółce, w której jest np. dwóch członków zarządu) do składania oświadczeń w imieniu spółki potrzeba współdziałania dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Brzmi jak drobiazg, dopóki nie trzeba tego stosować w praktyce dzień w dzień.
Wyobraź sobie spółkę, w której jest dwóch wspólników i każdy z nich sprawuje funkcję w zarządzie spółki, z tym, że jeden wspólnik zajmuje się sprzedażą i codziennym kontaktem z klientami, a drugi pilnuje finansów i strategii (brzmi znajomo?).
Ten pierwszy chciałby móc samodzielnie podpisać zamówienie na materiały, umowę z nowym kontrahentem na 15 000 zł czy zamówienie na usługi kurierskie – zamiast za każdym razem szukać wspólnika, który akurat jest na urlopie, pracuje zdalnie albo jest w podróży służbowej, i to tylko po to żeby ten drugi wspólnik złożył swój podpis pod zwykłym zamówieniem. Przy ustawowym modelu reprezentacji nawet takie rutynowe sprawy wymagają podpisów obu członków zarządu, co w praktyce oznacza kolejki do podpisu, skany wysyłane mailem albo gorzej, podpisywanie dokumentów „na zapas” i in blanco, żeby nie blokować bieżącej działalności.
Z drugiej strony ci sami wspólnicy zgodnie chcą, żeby decyzje naprawdę ważne np. sprzedaż nieruchomości spółki, zaciągnięcie dużego kredytu, zmiana banku, zwolnienie kluczowego pracownika wymagały podpisów dwóch członków zarządu, żeby żaden z nich nie mógł podjąć takiej decyzji w pojedynkę, choćby w emocjach po kłótni.
Umowa spółki sporządzona w formie aktu notarialnego może to rozdzielić: jednoosobowa reprezentacja do określonej kwoty albo określonych spraw bieżących, dwuosobowa do wszystkiego, co przekracza ustalony próg albo dotyczy spraw strategicznych. Wzorzec Umowy S24 takiego zróżnicowania po prostu nie przewiduje, a wspólnicy dostają wybór pomiędzy sztywnym obowiązkiem współdziałania przy każdej sprawie (czyli dwa podpisy na umowie), albo pełna swobodę i reprezentację jednoosobową zupełnie w każdej sprawie niezależnie od tego czy jest to zakup długopisu czy nieruchomości.
Zapisy, których nie znajdziesz we wzorcu S24 – podsumowanie
Umowa w S24 nie jest złym wyborem – dla wielu spółek, zwłaszcza tych z jednym wspólnikiem albo z bardzo prostą, zaufaną relacją między współzałożycielami, to szybkie i tanie rozwiązanie, które w pełni wystarcza.
Problem pojawia się wtedy, gdy wspólnicy zakładają, że skoro spółka już powstała, to temat umowy spółki jest zamknięty, a w rzeczywistości to dopiero podstawa, na której trzeba będzie zbudować zabezpieczenia adekwatne do konkretnej relacji biznesowej.
Im więcej wspólników, kapitału i planów na przyszłość, tym większy sens ma świadome przeanalizowanie czy wzorzec umowy z S24 rzeczywiście wystarczy, czy lepiej od razu usiąść z prawnikiem nad umową szytą na miarę.
Umowa spółki z o.o. a wzorzec S24 — najczęstsze pytania
Nie wiesz od czego zacząć? Przeczytaj odpowiedzi do najczęściej zadawanych pytań.
Czy mogę założyć spółkę przez S24, a potem zmienić umowę u notariusza?
Tak. Rejestracja przez S24 nie zamyka drogi do późniejszej zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego, w przypadku takiej zmiany do umowy spółki można wprowadzić dowolne z opisanych wyżej postanowień. Trzeba tylko pamiętać, że taka zmiana to osobny proces (uchwała, akt notarialny, zgłoszenie do KRS), a najlepiej robić ją, zanim pojawi się konflikt między wspólnikami, a nie w jego trakcie.
Czy S24 w ogóle nadaje się dla spółki z kilkoma wspólnikami?
Może się nadawać, wszystko zależy od tego, jak bardzo wspólnicy różnią się wkładem, oczekiwaniami i tolerancją na ryzyko konfliktu. Dla dwóch osób o zbliżonym zaangażowaniu i dużym zaufaniu S24 bywa wystarczające, chociaż nie zawsze. Im więcej wspólników albo im większa asymetria między nimi, tym mocniej warto rozważyć umowę notarialną od samego początku.
Czy jednoosobowa spółka z o.o. też powinna uważać na braki wynikające ze wzorca S24?
W dużo mniejszym stopniu, większość opisanych zapisów dotyczy relacji między wspólnikami, a jedyny wspólnik z natury rzeczy nie ma z kim negocjować podziału władzy czy zasad wyjścia ze spółki. Warto natomiast pamiętać o kwestii wkładów niepieniężnych, jeśli planujesz wnieść do spółki coś więcej niż gotówkę – to ograniczenie S24 dotyczy też spółek jednoosobowych.
***
Planujesz założyć spółkę z o.o. albo Twoja obecna umowa spółki powstała w systemie S24 i zastanawiasz się, czy nie brakuje w niej istotnych zabezpieczeń?
Pomagam przygotować umowę spółki dopasowaną do realnych relacji między wspólnikami – zarówno na starcie, jak i przy zmianie umowy już działającej spółki
Działam stacjonarnie we Wrocławiu, jak i zdalnie dla klientów z całej Polski. Opisz swoją sytuację, a przygotuję wycenę i plan działania.
Wojciech Kościuk
radca prawny
Zdjęcia: Arina Krasnikova, Andrea Piacquadio
***
Likwidacja spółki z o.o. krok po kroku – jak zamknąć spółkę i nie utknąć po drodze
Likwidacja spółki – to poważnie brzmiące hasło, które często bywa niewłaściwie interpretowane. Cześć osób mylnie utożsamia likwidację spółki z postępowaniem upadłościowym (może dlatego, że do niedawna funkcjonowała tzw. upadłość likwidacyjna?) Inni z kolei wyobrażają sobie zakończenie działalności spółki podobnie jak zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej: wniosek, formularz, jedno kliknięcie albo wizyta w odpowiednim „okienku” i już – spółki nie ma.
Rzeczywistość jest jednak nieco inna, likwidacja spółki to proces, który ma na celu zakończenie działalności spółki. Na ogół proces ten jest inicjowany przez wspólników (chociaż nie jest to wyjątek), a ponieważ jest to proces to nie ma możliwości wykonania tego w jedno popołudnie [Czytaj dalej…]