Piątek, godzina 15:40. Bank czeka na podpisany aneks do umowy kredytowej, bo bez niego w poniedziałek nie odblokuje kolejnej transzy finansowania. W spółce jest dwóch członków zarządu i reprezentacja łączna, więc do skutecznego złożenia oświadczenia w imieniu spółki potrzebne są podpisy dwóch członków zarządu. Problem w tym, że jeden z nich nie odbiera telefonu od trzech dni.
Taka sytuacja nie musi mieć nic wspólnego z jakimś dramatycznym wydarzeniem. Wystarczy zwykła niedostępność jednej osoby w niewłaściwym momencie, żeby cała spółka — mimo że działa, ma klientów i pieniądze na koncie — nie mogła podpisać niczego, co wymaga dwóch podpisów.
W poprzednich wpisach pisałem o tym, jakich postanowień nie da się wpisać do umowy spółki zawieranej przez internet (S24), oraz o tym, jakie ryzyka to niesie, na przykładzie sporu o dziedziczenie udziału. Dziś zatrzymuję się przy innym, znacznie szerszym problemie: reprezentacji łącznej i tym, co dzieje się ze spółką, gdy jednego z wymaganych podpisów nagle brakuje.
Zasada, o której pamięta się dopiero w kryzysie
Jeżeli zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy, a umowa spółki nic nie mówi na temat sposobu reprezentacji, prawo samo narzuca zasadę: do składania oświadczeń w imieniu spółki potrzeba współdziałania dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Wzorzec S24 oferuje ten model jako jeden z dwóch wariantów do wyboru (drugi to samodzielna reprezentacja każdego członka zarządu). Rozwiązań pośrednich wzorzec nie przewiduje.
Brzmi to jak rozsądne zabezpieczenie, i faktycznie nim jest, dopóki obaj członkowie zarządu są dostępni, zgodni i zdrowi. Problem zaczyna się w momencie, w którym jeden z nich, z jakiegokolwiek powodu, przestaje być w stanie złożyć swój podpis.
Ważne! Ustawowy wariant reprezentacji łącznej ma wbudowany pewien zawór bezpieczeństwa: „dwóch członków zarządu albo jeden członek zarządu łącznie z prokurentem”. Jeżeli w spółce jest już ustanowiony prokurent, to w razie niedyspozycji jednego z członków zarządu drugi członek zarządu może podpisać dokument razem z prokurentem. Dzięki temu spółka może rozwiązać problem braku reprezentacji w przypadku nieobecności jednego z członków zarządu. Ten sam mechanizm nie zadziała jednak, jeśli umowa spółki wprost zawęziła reprezentację do „dwóch członków zarządu łącznie”, wyłączając wariant z prokurentem — a to niestety częsty zapis w umowach pisanych „na skróty”.
Scenariusz 1: blokada świadoma
Dwóch wspólników, każdy w zarządzie, reprezentacja łączna. W pewnym momencie robi się między nimi gorąco. Przykładowo: spór o kierunek rozwoju firmy, o wypłatę zysku, o zatrudnienie konkretnej osoby, nieważne o co dokładnie. Jeden z nich odkrywa, że najskuteczniejszą bronią w sporze nie jest argument, tylko zwyczajne niepodpisywanie niczego. Nie trzeba nawet formalnie się sprzeciwiać uchwale, wystarczy nie przyjść, nie odpisać, nie podpisać. Firma dalej działa operacyjnie, ale każda decyzja wymagająca dwóch podpisów zamienia się w zakładnika prywatnego konfliktu.
To jeden z bardziej frustrujących wariantów, bo tu nikt nie jest formalnie „niedostępny”. Po prostu jedna ze stron świadomie korzysta z przewagi, jaką daje jej reprezentacja łączna, dokładnie tak, jak zaprojektował ją wzorzec umowy.
Scenariusz 2: blokada losowa
Wypadek, poważna choroba, dłuższy pobyt za granicą bez stałego dostępu do internetu, czasem zwyczajny brak kontaktu — żadna zła wola, po prostu życie. Spółka nie przestaje funkcjonować, zamówienia trzeba realizować, faktury płacić, a tu nagle okazuje się, że spółka nie jest w stanie podpisać aneksu do umowy, nowego kontraktu, oświadczenia wobec banku czy innego dokumentu wymagającego prawidłowej reprezentacji, ponieważ jeden z członków zarządu jest fizycznie nieosiągalny.
Znam ze swojej praktyki sytuacje, w których firma przez kilka tygodni funkcjonowała w bardzo prowizorycznym trybie — bieżące sprawy jakoś się układały, ale każda decyzja wymagająca formalnej reprezentacji łącznej czekała na powrót jednego człowieka z zagranicy albo ze szpitala. To nie jest problem teoretyczny, to jest realne ryzyko operacyjne, o którym mało kto myśli na etapie zakładania spółki.
Jak się przed tym zabezpieczyć
Żadna umowa spółki nie wyeliminuje ryzyka, że ktoś zniknie w najgorszym możliwym momencie. Można natomiast tak ukształtować zasady reprezentacji i powoływania zarządu, żeby jedna niedostępna osoba nie była w stanie zablokować całej firmy.
Reprezentacja mieszana zamiast sztywnych dwóch podpisów
Umowa spółki sporządzana w formie aktu notarialnego pozwala zróżnicować sposób reprezentacji w zależności od wagi sprawy. Dzięki temu możliwe jest przyjęcie schematu, w którym członek zarządu reprezentuje spółkę jednoosobowo do określonej kwoty, zaś reprezentacja łączna wymagana będzie dopiero powyżej ustalonego progu kwotowego. To ogranicza liczbę sytuacji, w których w ogóle potrzebne są dwa podpisy naraz.
Prokurent jako realny zawór bezpieczeństwa
Ustanowienie prokurenta (niekoniecznie wspólnika) i świadome pozostawienie w umowie wariantu „jeden członek zarządu łącznie z prokurentem” daje firmie realną alternatywę na wypadek niedyspozycji jednego z członków zarządu. Trzeba to jednak zrobić z wyprzedzeniem: powołanie prokurenta domyślnie wymaga zgody wszystkich członków zarządu, więc w trakcie blokady zwykle nie da się go już ustanowić. To rozwiązanie, o którym wspólnicy zwykle zapominają, dopóki go akurat nie potrzebują.
Osobiste uprawnienie do powołania członka zarządu
Umowa spółki może przyznać konkretnemu wspólnikowi osobiste uprawnienie do samodzielnego powołania jednego z członków zarządu, z pominięciem zwykłej uchwały całego zgromadzenia. To rozwiązanie, którego nie da się wprowadzić przez S24, a które potrafi rozwiązać problem, w którym uzupełnienie zarządu staje w miejscu, bo zablokowany jest głos jednego z udziałów.
Podsumowanie
Reprezentacja łączna sama w sobie nie jest błędem, to sensowne zabezpieczenie przed jednoosobowymi, pochopnymi decyzjami. Błędem jest wprowadzenie jej bez zastanowienia się, co się stanie, gdy jeden z uprawnionych przestanie być dostępny — czy to z powodu złej woli, czy zdarzenia losowego.
Wzorzec S24 daje do wyboru tylko dwie skrajności (każdy samodzielnie albo dwóch łącznie), więc rozwiązań pośrednich w nim nie ma. Umowa notarialna je daje — i to jest dokładnie ten moment, w którym warto z tej możliwości skorzystać.
Najczęstsze pytania
Nie wiesz od czego zacząć? Przeczytaj odpowiedzi do najczęściej zadawanych pytań.
Czy mogę już teraz zmienić zasady reprezentacji w istniejącej spółce z S24?
Tak. Jeżeli wystarcza jeden z wariantów dostępnych we wzorcu S24, zmiana może być możliwa w systemie teleinformatycznym.
Jeżeli natomiast wspólnicy chcą wprowadzić rozwiązanie bardziej elastyczne lub niestandardowe — np. własne progi kwotowe albo szczególne zasady powoływania członków zarządu — konieczna będzie zmiana umowy poza wzorcem, co w praktyce oznacza wizytę u notariusza.
Czy prokurent może zastąpić brakującego członka zarządu?
Prokurent nie zastępuje członka zarządu i nie przejmuje jego kompetencji, ale jeśli umowa spółki nie wyłączyła ustawowego wariantu reprezentacji „jeden członek zarządu łącznie z prokurentem”, to prokurent może reprezentować spółkę (podpisać dokumenty) razem z dostępnym członkiem zarządu, gdy drugi członek zarządu jest niedostępny.
Trzeba jednak pamiętać o ograniczeniu: prokura nie obejmuje zbywania i obciążania nieruchomości ani zbycia przedsiębiorstwa — do tych czynności prokurent potrzebuje odrębnego pełnomocnictwa do poszczególnej czynności, więc w takich sprawach „zawór bezpieczeństwa” zadziała tylko wtedy, gdy pełnomocnictwo zostało udzielone wcześniej.
odobnie jest z samą prokurą: musi zostać ustanowiona, zanim dojdzie do blokady.
Co jeśli w mojej spółce już doszło do takiej blokady?
Nie ma jednego rozwiązania.
Trzeba przede wszystkim ustalić, czy problem wynika z czasowej niedostępności członka zarządu, konfliktu pomiędzy członkami zarządu, wygaśnięcia mandatu któregoś z nich czy ze sporu pomiędzy wspólnikami. Od tego zależy, czy rozwiązaniem będzie skorzystanie z istniejącej prokury lub pełnomocnictwa, zmiana składu zarządu (np. odwołanie blokującego członka zarządu uchwałą wspólników i powołanie nowego, o ile wspólnicy mają odpowiednią większość), uruchomienie mechanizmu przewidzianego w umowie spółki, czy podjęcie działań korporacyjnych lub sądowych.
Twoja spółka ma reprezentację łączną i nigdy nie sprawdzałeś, co się stanie, jeśli jeden z uprawnionych zniknie na dłużej?
To dobry moment, żeby to przemyśleć, zanim zrobi to za Ciebie kalendarz, telefon bez zasięgu albo zwykła ludzka złośliwość.
Zapraszam do kontaktu,
Wojciech Kościuk
radca prawny
Zdjęcia: Olena Kholina z Unsplash,
***
Czego nie ma w umowie z S24: historia jednego udziału, który o mało nie pogrążył firmy
Jest rok 2017, Pan Marek i Pani Ewa zakładają spółkę działającą w branży produkcji okien. Wcześniej prowadzili niewielki rodzinny biznes w formie JDG, ale chcąc ograniczyć ryzyka wynikające z prowadzenia biznesu w branży produkcyjnej, zdecydowali się założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Klikają przez S24, bo szybko, bo tanio, bo „i tak kiedyś to zmienimy”.
Pięć lat później firma ma zakontraktowaną dostawę nowej linii produkcyjnej, portfel zamówień na najbliższe miesiące i dwoje ludzi, którzy razem zbudowali coś, z czego są dumni [Czytaj dalej…]